Das Organigramm als Ausdruck des Veränderungsmanagements

Dr. Claudia Lux, Berlin

Erwerbung, Katalogisierung, Benutzung - diese drei Säulen bestimmten für lange Zeit die Organigramme in großen Bibliotheken. Nur wenige durchbrachen früher dieses Schema.

Heute verändern immer mehr Bibliotheken ihre Struktur. Integrierte Buchbearbeitung und die Nutzung von Fremdleistungen beeinflussen Tätigkeiten und Abläufe. Neue Medien, verbesserte Kundenorientierung und Retrokonversion alter Kataloge verlangen zusätzliche Personalkapazität, die nur aus der eigenen Organisation gewonnen werden kann. Was als vorübergehende Modifikation im Ablauf geplant war, wird heute im neuen Organigramm festgeschrieben. Gleichzeitig werden die Strukturen fließender, anpassungsfähiger an zukünftige Veränderungen. Flache Hierarchien, projekt- und aufgabenbezogene Funktionen neben der bisherigen Aufbauorganisation zeigen weitere Versuche, flexible Formen zu finden. Weltweit ist dieser Trend sichtbar ein Ausdruck des Change-Managements in den Bibliotheken.

Die "Kommission für Organisation und Betrieb" des Deutschen Bibliotheksinstituts hat ihr Projekt, Veränderungen in bibliothekarischen Organigrammen darzustellen, dank der Unterstützung des DBI im Internet beginnen können. Bibliotheken mit eigenen Veränderungsprozessen sollen hier Beispiele und Erfahrungen anderer nutzen können und selbst ihre modernen Strukturen vorstellen können. Das Projekt wird im nachfolgenden Beitrag praktisch vorgestellt.

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Organisation im Wandel (OiW): Virtuelle Darstellung neuer Organisationsformen von Bibliotheken im Internet

Ulla Wimmer, Berlin

Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen in Bibliotheken stehen zur Zeit auf dem Prüfstand. Neue EDV-Lösungen, neue Führungskonzepte und immer wieder neue Sparmaßnahmen zwingen laufend zum Überdenken der herkömmlichen Strukturen. Die Veränderungen sind dynamisch und prozeßhaft. Um sie darzustellen, braucht man deshalb Informationswege, die über die Statik einer gedruckten Publikation hinausgehen.

Aktueller und flexibler als eine konventionelle Publikation stellt deshalb das Internet-Forum OiW den organisatorischen Wandel in Bibliotheken dar. Konzipiert als eine Mischung aus Mail-Forum und elektronischer Publikation, greift OiW dabei auf eine bewährte Arbeitsform des DBI zurück: die Expertengruppe. Beiträge aus einer "virtuellen Expertengruppe" (bestehend aus Kolleginnen und Kollegen mit Führungs- und Organisationserfahrung), bilden die Basis von OiW. OiW ist gleichzeitig also auch ein Testfeld für eine neue, ressourcensparende Kooperationsform, mit dem Ziel, bibliothekarisches Expertenwissen auf breiter Basis einzubeziehen. Die Betreuung der Seiten geschieht durch die OiW-Redaktion im DBI.

Das Themenspektrum in OiW reicht vom Hinweis auf eine mögliche Arbeitsvereinfachung, über die Darstellung komplett neuer Organisationsmodelle, bis hin zur Diskussion über die Rahmenbedingungen des Wandels.

Im Referat werden Struktur und Funktionsweise von OiW anhand von Beispielen verdeutlicht. Die verschiedenen Möglichkeiten, an OiW teilzunehmen, werden dargestellt, und die bisher eingebrachten Informationen erläutert.

OiW ist eine Initiative der Kommission für Organisation und Betrieb des Deutschen Bibliotheksinstituts in Kooperation mit dem L4 - Institut für Neue Medien, gefördert im Rahmen des EU-Projektes "New Book Economy", Teil Bibliotheken.

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Der Wandel zur virtuellen Forschungsbibliothek

Dr. Axel Halle, Göttingen

Aufgabenstellung und Leistungsspektrum der Bibliotheken haben sich im Zuge der Fortschritte moderner Informations- und Kommunikationstechniken gravierend verändert. Diese Entwicklung wird dargestellt. Die Erwartungen der Kunden an die Dienstleistungsqualität sind deutlich gestiegen. Bibliotheken vollziehen einen Organisationswandel, um Beschaffung, Erschließung, Bereitstellung und Archivierung gedruckter und digitaler Dokumente entsprechend den Kundenbedürfnissen zu optimieren. Beispiele aus der Praxis werden hier erläutert. Ebenso werden völlig neu entstandene Dienstleistungen wie Erschließung und Nachweis digitaler Medien (Metadaten, Fachinformationen im Internet), Schnellbestell- und Lieferdienste, Digitalisierung gedruckter Medien, Current-Contents-Dienste hinsichtlich ihrer Bedeutung für die Organisationsentwicklung der Bibliotheken diskutiert.

Bibliotheken muß es gelingen, ihre "alten" Aufgaben besser zu erfüllen und zugleich die neuen Dienstleistungen aufzubauen und auf hohem Leistungsniveau dauerhaft anzubieten. Es werden die Entwicklungslinien und Perspektiven dieses Prozesses erörtert. Es wird dargestellt, wie die "alten" Aufgaben beschleunigt erledigt werden können und wie die neuen Dienstleistungen Bibliotheken künftig einen neuen Charakter verleihen werden. Die tiefgreifenden personellen und berufspolitischen Aspekte werden ebenfalls dargestellt.

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Vom Teil der Informationskette zum aktiven Router auf der Datenautobahn - Information als Dienstleistung

Christine-D. Sauer und Paul S. Ulrich, Berlin

Bibliotheken wechseln die Rolle - sie wandeln sich vom Bewahrer und Bereitsteller zunehmend zum aktiven Vermittler und auch Produzenten von Informationen. Informationen ihrerseits sind nicht mehr nur an den Ort gebunden - sie sind mehr und mehr aus Netzen und für einen immer größer werden Kreis von Menschen in immer kürzerer Zeit verfügbar.

Werden Bibliotheken in der globalen Informationslandschaft ebenso wie in der realen Welt ihren Platz als quasi virtuelle "öffentliche Räume" mit einer Zugangsberechtigung für möglichst viele behaupten können? Ersetzt der Rechner im Betrieb und zu Hause und die Datenleitung mit ihrer Zugangsmöglichkeit zur Welt der online-Dienste und des Internet den Gang in die Bibliothek? Welchen Konkurrenten werden sich Bibliotheken im zunehmend privatisierten Informationsmarkt stellen müssen?

Werden wir als einzelne Bibliotheken allein in einer vernetzten Welt erfolgreich sein können? Oder ist es sinnvoller, Strategien zu entwickeln, die es uns ermöglichen, erforderliche Dienstleistungen gemeinsam mit anderen anzubieten? Wir kennen traditionelle Kooperationsformen, die wir zur Verbesserung unserer Dienstleistungen benutzt haben - wie zum Beispiel den Leihverkehr. Welche Organisationsformen werden wir nun wählen können, um unsere Dienstleistungen besser, effektiver, auch kosteneffektiver anbieten zu können?

Wie verändern sich die Anforderungen an Bibliotheken und vor allem an deren Mitarbeiter in einem derartigen Rollenwechsel? Was heißt es, gleichzeitig Konsument und Produzent der Ware Information zu sein? Welche Funktionen übernehmen Bibliotheken als Vermittler und Übersetzer der Informationswünsche ihrer Benutzer und "Kunden"? Was heißt es, "vernetzt" zu arbeiten? Wohin entwickeln sich die Anforderungen sowohl an die fachliche als auch an die soziale Kompetenz der Bibliothekare und anderer Mitarbeiter als Informationsvermittler in Netzwerken?

Welche Zukunft haben Bibliotheken und ihre Mitarbeiter? Wie kann es ihnen gelingen, den sich abzeichnenden Rollenwechsel aktiv zu gestalten?

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