Etatverteilungsmodelle: Ergebnisse einer Fragebogenaktion

Werner Reinhardt, Siegen

Nachdem die Kommission des Deutschen Bibliotheksinstituts für Erwerbung und Bestandsentwicklung mehrfach darum gebeten worden war, sich der Problematik "Etatverteilungsmodelle" anzunehmen, wurde auf ihren Antrag zur Bearbeitung dieses Themas durch das DBI eine Expertengruppe eingesetzt (Mitglieder: Dr. B. Fichte UB HU Berlin, Dr. R. Griebel, BSB München, W. Reinhardt, UB Siegen, M. Rieck, UB Potsdam).

In der ersten Sitzung wurde ein Fragebogen entwickelt, um einen Überblick über derzeit angewandte Modelle zu ermitteln. Im August 1998 wurden 78 Exemplare an Universitätsbibliotheken versandt, mit 66 Antworten (84,6 %) ist eine erfreulich hohe Rücklaufquote zu verzeichnen.

Fragen, die untersucht wurden und über die nun berichtet werden kann, waren:

Wird der Gesamterwerbungsetat nach einem Modell aufgeteilt?
Wofür gibt es gegebenenfalls Vorwegabzüge?
Welche Parameter fließen in das Modell ein?
Wie erfolgt die Aktualisierung des Modells?
Welche Kontrollmechanismen werden verwendet?

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Etatverteilung in der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin: Säulenmodell

Dr. Bernd Fichte, Berlin

Im einschichtigen Bibliothekssystem der Humboldt-Universität zu Berlin (Zentralbibliothek und 22 Zweigbibliotheken) wurde 1997 nach intensiver Diskussion in der Bibliothekskommission und im Akademischen Senat ein neues Modell zur Verteilung der Erwerbungsmittel auf die einzelnen Fächer eingeführt. Seine Grundstruktur geht von der fachlichen Gliederung der Universität aus und berücksichtigt in zwei Säulen für jedes Fach folgende Parameter:

Literatursäule:
Literaturbedarf in Bänden (nach "Bibliotheken 1993"/Bundesvereinigung Deutscher Bibliotheksverbände);
Durchschnittspreise von Monographien und Zeitschriften (jeweils In- und Ausland) auf der Grundlage von vier Preisindizes

Universitätssäule (in unterschiedlicher Gewichtung):
Wissenschaftliches Personal (Professoren, wissenschaftliche Mitarbeiter);
Studierende

An einem praktischen Beispiel wird die mit Hilfe des Tabellenkalkulationsprogramms EXCEL erfolgende jährliche Aktualisierung der Parameter und die Aufteilung des Etats auf die Fächer und innerhalb der Fächer auf Zentral- und Zweig-/Teilbibliotheken beschrieben.

Hervorgehoben werden neben den praktischen Erfahrungen bei der Einführung des Modells (Auswahl und Gewichtung der Parameter) dessen Vorzüge, aber auch seine Grenzen einschließlich bestehender Vorstellungen zur Optimierung.

Exemplarische Etatverteilungsmodelle: Bericht aus der Bibliothek der Universität Konstanz

Dr. Klaus Franken, Konstanz

Die Bibliothek der Universität Konstanz setzt bereits seit über 20 Jahren ein Etatverteilungsmodell zur Verteilung der Literaturmittel auf die verschiedenen Fächer ein. Seit Anfang der achtziger Jahre werden im Rahmen von Globalkontingenten, die den einzelnen Fächern zugewiesen werden, alle Literaturausgaben bestritten, d.h. Monographien, Zeitschriften, Fortsetzungen und sonstige Medien. Das Modell teilt grundsätzlich den einzelnen Fächern bestimmte Bandmengen zu, die, wenn sie mit dem fachspezifischen Durchschnittspreis multipliziert werden, den für die Beschaffung dieser Bandmenge notwendigen Betrag ergeben. Das Konstanzer Modell erlaubt dem Bibliotheksausschuß, der die Mittelverteilung vornimmt, die Steuerung des Literaturetats über verschiedene Parameter des Modells. In Abhängigkeit von bibliothekspolitischen Zielsetzungen in der Universität kann durch die Entscheidung über die wesentlichen Parameter (Aspekte) der Schwerpunkt der Mittelzuweisung so gelegt werden, daß

• die monographienintensiven Fächer gefördert oder gebremst werden,
• die zeitschriftenintensiven Fächer gefördert oder gebremst werden,
• die benutzungsintensiven Fächer gefördert oder gebremst werden.

Ein wichtiger Parameter ist der sog. Benutzungsaspekt; in ihn gehen nicht die Kopfzahlen der Studierenden und der sonstigen Universitätsangehörigen ein. Es gehen auch nicht die absoluten Ausleihzahlen je Fach ein. Statt dessen wird die Benutzungsintensität nach folgendem Verfahren ermittelt: die erstmalige Ausleihe eines Buches, wann immer dieses angeschafft wurde, bringt einen Punkt. Wird dieses Buch zum vierten Mal in einem Jahr oder öfter ausgeliehen, so erhält es einen weiteren Punkt. Die Präsenzbestände erhalten grundsätzlich einen Punkt, es wird also bei jedem dieser Bände eine Ausleihe fingiert.

Der Benutzungsaspekt in der Formel sorgt dafür, daß die FachreferentInnen solche Bücher kaufen, bei denen eine Benutzung (früher oder später) zu erwarten ist, es wird also bedarfsorientiert angeschafft. Schafft ein Fach viele Bände an, die nicht benutzt (ausgeliehen) werden, so sinkt der Anteil am Fachkontingent, der über den Benutzungsaspekt zugewiesen wird, solange, bis nur noch wenige Bücher beschafft werden können, die dann allerdings alle benutzt (ausgeliehen) werden, weil es die grundlegend wichtigen sind. Dadurch erhält das Fach auch wieder eine höhere Zuweisung über den Benutzungsaspekt. Über den Benutzungsaspekt reagiert die Bibliothek auch auf Veränderungen der Fächerstruktur in der Universität. Baut die Universität ein Fach aus, gibt es folglich mehr Interessenten an der Literatur dieses Faches, so nimmt die Benutzung der vorhandenen Bestände zu mit der Folge, daß das Fach relativ mehr Benutzungspunkte erwirbt als andere Fächer und damit über den Benutzungsaspekt eine höhere Mittelzuweisung bekommt.

Der Benutzungsaspekt, dessen Einfluß auf die Etatverteilung vom Bibliotheksausschuß durchaus verändert werden kann, sorgt dafür, daß mittel- und längerfristige Veränderungen in der Nutzung der Bestände ihren Niederschlag in der Etatverteilung finden.

Exemplarische Etatverteilungsmodelle: Bericht aus dem Bibliothekssystem der Universität Marburg

Dr. Gerhard Schneider, Marburg

Im traditionell zweischichtigen Bibliothekssystem der Philipps-Universität Marburg werden die Erwerbungsmittel nach einem übergreifenden Etatverteilungsmodell zugewiesen. Es gilt seit dem Haushaltsjahr 1980 gleichermaßen für die dezentralen Bibliotheken und die Universitätsbibliothek. Wo erforderlich wird es an neue Entwicklungen angepaßt. Seine grundlegenden Parameter sind:

1. Fächerrichtwerte, die dem Faktor Literaturproduktion/Preisentwicklung Rechnung tragen sollen und aus der Deutschen Bibliotheksstatistik gewonnen werden. Als Berechnungsgrundlage dienen die Literaturausgaben von 20 ausgewählten Referenzbibliotheken, gemittelt über den Zeitraum der jeweils letzten 5 Jahre.

2. Personal- und Leistungsindikatoren, die sich insbesondere aus der Zahl der Wissenschaftler und der Zahl der Studierenden in der Regelstudienzeit ergeben.

3. Richtwerte zur Aufteilung der Mittel auf Fachbereiche und UB, die - neben lokalen Setzungen - auch der Entfernung zwischen Universitätsbibliothek und den dezentralen Einrichtungen Rechnung tragen.

   Das gemeinsame Etatverteilungsmodell ist eine logische Konsequenz der Marburger Bestrebungen, die Nachteile des zweigleisigen Bibliothekssystems durch verbesserte Kooperation und strukturelle Veränderungen schrittweise zu überwinden. Es hat sich in Grenzen bewährt. Die zugrunde gelegten Kriterien gewährleisten Planungssicherheit, für die Parameter (1) und (2) auch eine weitgehende Unabhängigkeit von Partikularinteressen und Machtverhältnissen in den lokalen Gremien. Seine Verbindlichkeit ist allerdings begrenzt, da die Literaturerwerbungsmittel als Teil des Sachmitteletats zugewiesen werden, dessen Einzelpositionen gegenseitig deckungsfähig sind. Berufungs-, Dritt-, HBFG-, Lehrbuchsammlungsmittel u.a. werden im übrigen außerhalb des Verteilungsmodells zugewiesen.

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   Erwerbungsprofile: Notwendig oder wünschenswert oder Wer steigt schon gern zu Prokrustes ins Bett?

   Dr. Jürgen Babendreier, Bremen

   Als vor sechs Jahren in einem Fragebogen zum Bestandsaufbau die wissenschaftlichen Bibliotheken gefragt wurden, ob sie ihre erwerbungspolitischen Zielsetzungen konkretisiert und z.B. in Form von Erwerbungsprofilen schriftlich niedergelegt hätten, zeigte sich schnell, daß dergleichen im Regelfall nicht existiert, aber immerhin bei 60% der befragten Bibliotheken für sinnvoll und/oder notwendig erachtet wird. Die anderen 40% allerdings fürchteten sich. Die überorganisierte starre Enge von Erwerbungsprofilen sei einem autonomen, flexiblen, praxisnahen, an den sich rasch wandelnden Bedürfnissen der Nutzer orientierten Bestandsaufbau hinderlich, zumal auch die Höhe des Erwerbungsetats sich nicht mehr zuverlässig prognostizieren lasse. In der Tat, sollten Erwerbungsprofile auf den Namen des Unholds Prokrustes hören, wäre eine solche Beziehung tödlich, für die Nutzer, für die Bibliotheken und für die Fachreferenten schon allemal.

   "Man kennt nur die Dinge, die man zähmt" sagt der Kleine Prinz und zähmte den Fuchs. Das gilt auch für Erwerbungsprofile: es gilt, sie zu definieren, die Parameter und Kriterien zu benennen, die ein Erwerbungsprofil ausmachen und vor allem, sich ihnen in Form von Anschauung und Beispielen zu nähern, sie zu zähmen. Ob daraus eine Beziehung wird, eine Zwangsgemeinschaft oder gar eine Freundschaft, hängt von den Umständen ab. Zu diesen Umständen, die den Bestandsaufbau der Bibliotheken und das Erwerbungsverhalten der Fachreferenten ganz massiv und sehr konkret beeinflussen, zählt gewiß die Etatkrise mit ihren deutlich verengten Handlungsspielräumen, vor allem aber in ihrem Gefolge all jene einschneidenden Änderungen, die im Zuge von Verwaltungsreform und Globalhaushalt zu neuen Steuerungsmodellen nötigen und mit einem vielfältigen Instrumentarium aus Produktbeschreibung, Leistungsindikatoren, Controlling, Marketing, Geschäftsprozeßkostenanalysen zur Offenlegung bibliothekarischen Handelns auch beim Bestandsaufbau zwingen. Kontraktmanagement ist angesagt: Geld in Form von Globalzuweisungen gibt es nur für zuvor mit dem Geldgeber vereinbarte Leistungsziele. Erwerbungsprofile sind Zieldefinitionen. Sie sind, so scheints, nicht nur wünschenswert, sie sind notwendig. Nicht mit ihnen ins Bett zu steigen wäre tödlich, denn bei Nichteinhaltung vereinbarter Leistungsziele (Erwerbungsprofile) droht der Geldgeber mit Sanktionen: er stellt die Zahlungen einfach ein.

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   Exemplarische Erwerbungsprofile: Bericht aus der Staatsbibliothek zu Berlin

   Dr. Gerhard Kanthak, Berlin

   Die SBB hat ihre "Grundsätze des Bestandsaufbaus" 1996 in erster und 1999 in zweiter, veränderter Auflage veröffentlicht. Die SBB nimmt in Teilbereichen ihres Bestandsaufbaus Aufgaben einer Nationalbibliothek wahr; ihr Erwerbungsprofil ist wesentlich definiert durch die Standortbestimmung der Bibliothek im System der überregionalen Literaturversorgung.

   Das Profil differenziert sich in seiner Beschreibung nach allgemeinen Prinzipien des Bestandsaufbaus, 38 Fächerprofilen, Richtlinien für die retrospektive Ergänzung der historischen Druckschriftenbestände und für die Sondersammlungen der SBB. In den allgemeinen Prinzipien werden der universale Sammlungsrahmen der SBB, die wichtigsten Auswahlkriterien, die in der SBB angewandte Stufung der Beschaffungstiefen und ihre besonderen Sammelschwerpunkte definiert. Die Fächerprofile folgen in der Darstellung einem einheitlichen Muster: möglichst prägnante Einordnung des Faches, Definition der Beschaffungstiefe i. A. und darüber hinaus nach Literaturformen differenzierte Darstellung des fachlichen Sammlungsniveaus, sprachliche und regionale Aspekte der Literaturauswahl sowie jeweilige Beziehungen zu anderen Sammlungsbereichen der Bibliothek. Die Darstellung der Erwerbungsleitlinien für die Bestandsentwicklung in den Sondersammlungen ist demgegenüber weniger normiert.

   Die ausformulierte Darstellung des Erwerbungsprofils ist eine wichtige Hilfe für die Erwerbungskoordination mit anderen Bibliotheken. Sie dient als Auskunftsmittel und ist für die Ausbildung bzw. Einarbeitung von Fachreferenten nützlich. Größten Gewinn hat die SBB im Prozeß der Erarbeitung ihrer Erwerbungsrichtlinien erzielt: das Selbstverständnis über die von ihr zu verfolgenden Grundsätze im Bestandsaufbau wurde verstärkt ins Blickfeld aller Beschäftigten der Bibliothek gerückt. Der Bestandsaufbau selbst konnte in Folge der verinnerlichten Auswahlgrundsätze auf ein höheres Niveau gehoben werden.

   
   

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   Erwerbungsprofil und Erfolgskontrolle in einem universitären Bibliothekssystem: Das Beispiel Heidelberg

   Dr. Achim Bonte, Heidelberg

   Die Universitätsbibliothek Heidelberg sammelt seit Frühjahr 1997 praktische Erfahrungen mit schriftlich fixierten Erwerbungsprofilen. Anhand des Beispiels Germanistik werden die Anfertigung eines Profils von den erforderlichen Voruntersuchungen bis zum konkreten Endprodukt dargestellt und wesentliche methodische Schwierigkeiten benannt. Der zweite Teil des Vortrages ist Verfahren der Erfolgskontrolle gewidmet, die an der UB Heidelberg bereits mit Gewinn angewandt werden.

   Notwendige Erkenntnisgrundlagen zur Herstellung eines Erwerbungsprofils sind

   1. das örtliche Anforderungsprofil im zu betreuenden Fach
   2. die Arbeitsbedingungen des Fachreferenten.

   Während die aktuellen wissenschaftlichen Schwerpunkte der Hochschullehrer, bestehende Sammeltraditionen und ähnliche fachbezogene Gegebenheiten das Idealziel des Bestandsaufbaus bestimmen, geben die Rahmenbedingungen der Fachreferatsarbeit das Maß des Möglichen vor. Wichtige Parameter sind hier neben dem verfügbaren Etat z.B. die Qualität der Erwerbungsabstimmung innerhalb des Fachreferatesystems sowie die Leistungsfähigkeit und Kooperationsbereitschaft der lokalen Fachbibliotheken (Institutsbibliotheken, außeruniversitäre Spezialbibliotheken).

   Angesichts der kontinuierlichen Entwicklung des Faches und des Literaturmarktes muß ein Erwerbungsprofil regelmäßig fortgeschrieben werden. Um in der Praxis tatsächlich auch als ständige, internalisierte Richtlinie dienen zu können, sollte es zudem weder in der fachsystematischen Gliederung noch hinsichtlich der Zahl der Erwerbungsstufen allzu stark differenziert sein. Besonders wichtig, doch zugleich auch besonders schwer zu verwirklichen, sind Erwerbungsprofile im zweischichtigen Bibliothekssystem. Je nach Einsicht und persönlichem Einsatz der Beteiligten reicht die Realität des Bestandsaufbaus hier von der weitgehend unverbundenen Parallelerwerbung mit breiter Duplizierung des Bestandes über formlose gelegentliche Absprachen bis zur verbindlichen Rahmenvereinbarung. Ohne entsprechende Beteiligung der Institutsbibliothek(en) verliert das Erwerbungsprofil der Zentralbibliothek leicht die Bodenhaftung.

   Neben den traditionellen Mitteln der Erfolgskontrolle - Auswertung von Rezensionsorganen und Fachzeitschriften, Benutzerwunschkarten und Benutzerbefragung - nutzt die Universitätsbibliothek Heidelberg seit vielen Jahren auch die Chancen der EDV-Statistik. Zu nennen sind die automatische Mitteilung an den Fachreferenten bei dritter Vormerkung und der seit kurzem nicht mehr nur für die Lehrbuchsammlung, sondern für die gesamten Monographienerwerbungen herangezogene Indikator der Bestandsnutzung pro Fachgebiet. An den erhobenen Fakten muß sich der Bestandsaufbau messen lassen.

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   http://www.ub.uni-freiburg.de/bibtag99/abstract/07.html
   Letzte Änderung: 29.04.1999

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