Simone Lamarche (Strasbourg):

Le réseau documentaire informatisé de Strasbourg

Présentation

Le projet de réseau documentaire strasbourgeois conduit par le Pôle universitaire européen de Strasbourg, réunit quatre partenaires fondateurs : les trois Universités de Strasbourg et la Bibliothèque Nationale et Universitaire de Strasbourg (B.N.U.S.).

Objectifs

Le Réseau documentaire informatis commun doit permettre tout utilisateur de :

• connaître les richesses de la documentation disponible la B.N.U.S. et dans n'importe quelle bibliothèque des Universités de Strasbourg et, à terme, dans les autres centres de ressources documentaires de l'agglomération strasbourgeoise ;

• accéder au catalogue virtuel depuis n'importe quel poste connect à Osiris ou Internet (bibliothèque, lieu de travail, domicile) ;

• identifier et localiser les documents recherchés, par l'interrogation simultan et des différentes bases.

Cela permettra d'améliorer:

• les conditions de travail et de recherche en évitant les démarches parcellaires ;

• la réponse à la demande des différents utilisateurs, tout particulièrement étudiants, enseignants, chercheurs et professionnels des bibliothèques ;

• la mobilisation des ressources pour la recherche et l'enseignement.

En outre, le Réseau documentaire offrira les mêmes services à un public beaucoup plus large : formation professionnelle, recherches personnelles...

Le projet

Une fois reconnue la nécessité de l'interaccessibilit aux ressources documentaires et celle d'une certaine cohérence de l'informatisation des différents services, le projet consiste en la :

Réalisation d'un catalogue collectif en ligne des fonds documentaires de la B.N.U.S. et des bibliothèques des Services communs de la documentation (SCD) des trois Universités de Strasbourg, élargi ensuite à d'autres structures documentaires du site strasbourgeois.

Ce projet permet la constitution d'un pôle documentaire local d'une richesse incontestable, par l'importance des fonds anciens et modernes, et par la complémentarit de l'ensemble de ces fonds.

La première phase mettra à la disposition des utilisateurs, dès l'automne 1996, les bases constituées récemment et proposera globalement environ 400.000 notices. Les bases seront complétées au fur et à mesure des nouvelles acquisitions et de la saisie rétrospective des notices et des fiches de catalogue pour les fonds acquis antérieurement. Parmi ceux-ci, les fonds anciens (antérieurs à 1919), représentent quelque 800.000 notices dont le coût de rétroconversion est estimé à 17,8 millions de francs.

A terme, ce catalogue collectif en ligne comptabilisera plus de 4 millions de documents, toutes collections confondues, soit 1/6e de la documentation universitaire française estimée lors des Etats généraux des Universités de mars 1996.

Conception generale

La conception du projet tient compte des réalités et des particularités du site, et s'appuie sur les réponses offertes par les technologies nouvelles.
Sa nouvelle orientation de type réseau documentaire, a ainsi l'avantage de préserver l'autonomie des structures documentaires, tout en leur permettant d'offrir à leurs utilisateurs, un outil commun, souple, évolutif, peu coûteux : un catalogue collectif en ligne simulé virtuellement, par l'interrogation simultanée des bases partenaires.
Il nécessite la mise en place d'un outil collectif proposant les fonctionnalités définies par les partenaires.

Conception fonctionnelle

Le réseau documentaire doit répondre à la quête documentaire des utilisateurs, et être accessible depuis des lieux tant publics que privés, et au moyen des appareils les plus courants permettant la connexion à Osiris ou Internet.

L'outil collectif offrira les fonctionnalités primordiales pour toute recherche documentaire, telles que l'identification, la localisation, et les conditions d'accessibilité du document recherché. Il proposera au minimum deux modes de recherche (simple et expert), avec les opérateurs booléens habituellement présents. Il permettra en outre la gestion des accès (utilisateurs locaux / utilisateurs extra régionaux), et l'obtention de statistiques.

L'accès à des fonctionnalités plus poussées (suggestion d'achat, réservation, emprunt, etc.), nécessitera un accès direct à chaque base. Il sera offert soit par un lien interactif depuis l'outil collectif, soit par un accès individuel proposé dans un menu en page d'accueil.

Conception technique

Les composantes du réseau documentaire sont ou seront connectées au Réseau Osiris, et utiliseront le protocole de communication TCP/IP.

La B.N.U.S. et les Universités poursuivent l'informatisation de leur structure documentaire, conformément au schéma directeur de l'informatisation des bibliothèques universitaires défini par la DISTNB. Chacune met à la disposition du réseau documentaire strasbourgeois, une base centralisée (un catalogue collectif ou un Opac), réunissant les données de ses composantes intégrées et associées, en conformité avec les normes recommandées, afin de garantir la compatibilité des systèmes, et la circulation des données, notamment en prévision de l'interconnexion de plusieurs systèmes hétérogènes.

En effet, l'autonomie des structures ayant été admise, l'informatisation amorcée n'a pas été remise en cause, l'objectif étant de favoriser le dialogue entre les systèmes par le respect des protocoles de communication préalablement définis, et par la mise en place de règles communes.

Les systèmes en place sur le site sont :

• B.N.U.S. : système intégré de gestion de bibliothèque ADVANCE de GEAC,

• SCD-ULP : système intégré de gestion de bibliothèque DORIS/LORIS de EVER,

• SCD-USHS : système intégré de gestion de bibliothèque AB6 de SINORG,

• SCD-URS : système de gestion de fichiers basé sur TEXTO, et associant différents modules pouvant aboutir à un ensemble intégré (Société CHEMDATA).

L'outif collectif comprend :

• un serveur WEB (ou WWW, ou W3) central qui assure le tri et l'orientation des requêtes, et collecte les réponses pour les servir à l'usager.

  Il assure également les liens directs avec les bases depuis sa page d'accueil, et Il doit permettre la collecte de statistiques géographiques sur les différentes quêtes documentaires.

  Ce serveur est développé par un centre de ressources informatiques du site (CRC-ULP), où se trouve le siège du Réseau Osiris.

• des serveurs WEB qui sont adossés aux quatre bases et qui jouent le rôle de passerelles vers le serveur central.

  Pour des raisons techniques et de cohérence des outils, les Web retenus ont été chaque fois que possible, ceux proposés par les fournisseurs des systèmes en place, ou développés spécifiquement après étude comparative, soit :

  • B.N.U.S. : Web développé par la Société Archimed, en partenariat avec GEAC,

  • SCD-ULP : Web proposé par EVER,

  • SCD-USHS : Web développé par BRS-SINORG,

  • SCD-URS : Texto-Web proposé par CHEMDATA.
    
  Ces serveurs Web contiennent, outre les liens vers le serveur collectif, les pages d'accueil et d'informations des structures documentaires partenaires, et les liens définis par elles avec d'autres services.

Financement

Cette réalisation inscrite dans Université 2000, reprise au XIe contrat de plan, est financée par l'Etat, pour une somme globale de 10 MF., dont le versement est susceptible de s'échelonner de 1995 à 1999.

La répartition des moyens financiers a été décidée avec les institutions partenaires, après l'étude de différents critères, et s'effectuera comme suit : (exprimé en MF)

Calendrier et bilan

La convention Réseau documentaire a été signée le 18 mars 1996, et a permis le déblocage des moyens financiers ainsi que le lancement des projets d'informatisation pour les structures non engagées dans le processus de gestion intégrée.

Le projet est entré dans sa phase de mise en oeuvre dès l'été 1996.

La B.N.U.S. et les SCD. poursuivent le développement de leur informatisation, en coordination avec la mise en place de l'outil collectif par le Pôle.

Cette première phase de réalisation du Réseau documentaire strasbourgeois est en cours de test, et doit pouvoir être opérationnelle fin 1996.
L'élargissement du réseau à d'autres structures documentaires pourra se faire après une période de rodage évaluée à un semestre.

Une première carte documentaire du site élaborée lors de l'étude préalable, a mis en relief l'importance de certains fonds documentaires tant dans le réseau des Bibliothèques municipales et des musées de la Ville, que dans des grandes écoles ou autres organismes publics ou privés. Par ailleurs l'intérêt manifeste des responsables de ces autres structures strasbourgeoises pour le projet Réseau documentaire, ne peut que conforter ce projet dont la finalité est de permettre d'exploiter pleinement la richesse du site pour la documentation d'étude et de recherche.

Simone LAMARCHE, Chef de projet
Chargée de mission au Pôle universitaire européen de Strasbourg