Jahresbericht EDV-Dezernat 1998

Neben vielen kleineren Verbesserungen in allen Bereichen wird die Arbeit des EDV-Dezernates im Jahr 1998 vor allem durch den Start des Projektes "Regionale Datenbank-Informationen" (ReDI) beeinflußt. Doch zunächst sollen die "kleineren", aber deshalb nicht weniger wichtigen Arbeitsbereiche angeführt werden.

Im Bereich des Onlinekatalogs wurde nach der Aufrüstung eines 1997 beschafften Einprozessorrechners auf eine Doppelprozessoranlage die maschinelle Ausstattung so erweitert, daß zum einen für den Regelbetrieb nunmehr zwei leistungsfähige Serversysteme (mit jeweils 2 CPUs) zur Verfügung stehen. Zum anderen verfügt die UB über einen weiteren Server für kleinere Teildatenbanken sowie das mindestens einmal jährlich notwendige Neuladen des Gesamtkatalogs. Dieser umfaßt mittlerweile 1,7 Millionen Titelaufnahmen mit rd 2,6 Millionen Lokalsätzen und hat sich zum wichtigsten Nachweisinstrument von Literatur in der Universität entwickelt. Dies entstand insbesondere dadurch, daß in verstärktem Maße im Laufe des Jahres 1998 dezentrale Teilkataloge endgültig abgebrochen und vollständig auf Online-Dienste umgestellt wurden. Neben dem Gesamtkatalog betreibt die UB Freiburg 12 weitere, kleinere Katalogsysteme von externen Bibliotheken, die dem Bibliothekssystem Freiburg zugerechnet werden, auf eigener Hardware.

Der Betrieb des Ausleihsystem BIBDIA/OLAF3 hatte sich schon im Laufe des Jahres 1997 soweit stabilisiert, daß nur noch geringfügige Verbesserungen zu erwarten waren. Wichtigstes Ereignis war die Inbetriebnahme der neuen Lehrbuchsammlung 2 im September 1998 in neuen Räumen. Erstmals wurde hier die neueste Entwicklung der Firma BiBer, der Windows-Klient unter Win-NT 4.0 im Regelbetrieb eingesetzt. Nach nur kurzer Eingewöhnungszeit wurde die neue Oberfläche gerne angenommen.

Seit Juli 1998 werden alle Zeitschriftenbände retrospektiv im Ausleihsystem mit Signatur, Mediennummer und weiteren Spezifikationen erfaßt, um so baldmöglichst vollständige Bestandsnachweise – insbesondere für neue Fernleihverfahren – aufbauen zu können. Auch diesen zusätzlichen Belastungen war das System gewachsen.

Im Dezember lieferte die Firma BiBer die Implementierung des sog. Internetpasswortes aus, mit dem eine Angleichung des Ausleih-Dienstangebotes an international übliche Internetstandards erfolgen kann. Dies soll gleich zu Jahresbeginn ‘99 realisiert werden. Mit einer weiteren Nutzungssteigerung wird gerechnet.

Insgesamt erwies sich das Ausleihsystem als ausgesprochen stabil. In der Gesamtbilanz muß nur ein (halber) Betriebstag mit Schließung der Leihstelle angeführt werden. Der Grund hierfür lag allerdings nicht bei den EDV-Geräten sondern bei einer defekten Klimatisierung des Computerraumes.

Im Dezember wurde offenkundig, daß das geplante lokale Nachfolgesystem HORIZON der Firma Dynix wohl nicht im Jahr 1999 allen Universitätsbibliotheken des Landes zur Verfügung stehen würde. Die UB Freiburg, in der ja schon im Jahr zuvor eine Zwischenlösung realisiert worden war, wurde aufgefordert, die betroffenen sechs verbliebenen OLAF-Bibliotheken bei einer Migration auf das System der Firma BiBer zu beraten.

Im August wurden zwei Fernleihbestellplätze im Bereich der HBA eingerichtet, an denen die Nutzer direkt am PC die "roten Leihscheine" ausfüllen können. Zu einem späteren Zeitpunkt wurde das Angebot auf alle HBA-Plätze erweitert. Zum Jahresende erfolgt der Einsatz eines leistungsfähigeren Laserdruckers zur Ausgabe der Bestellscheine.

Das im Frühjahr 1996 begonnen elektronische Zeitschriftenangebot (Projekt PhoeniX) wurde endgültig stillgelegt. Dies geschah aus mehreren Gründen:

• Die Kosten für weitere Lieferungen der elektronischen Versionen waren zu hoch,
• der technische Aufwand zum Angebot war wegen des unzulänglichen Datenformates (TIF) zu hoch,
• die Lieferung der elektronischen Ausgaben erfolgte in der Regel erst nach dem gedruckten Zeitschriftenheft und daher war
• die Nutzung so gering, daß sie in keinem Verhältnis zu den Kosten stand (ca. 200 Nutzungsfälle pro Monat).

Am 1. Januar 1998 startete das BMBF-geförderte Projekt GLOBAL INFO, an dem die UB gemeinsam mit sechs Fakultäten und dem Rechenzentrum teilnimmt. Das EDV-Dezernat hat die Projektleitung. Im Projekt sollen Verfahren und Organisationsformen erarbeitet werden, mit denen die Nutzung und Erstellung elektronischer Publikationen in Universitäten gefördert und fortentwickelt werden kann. Im Laufe des Projekts hat sich die Universität Freiburg an drei Anträgen zu Sonderfördermaßnahmen des BMBF beteiligt, von denen ein Antrag zum Jahresende in der endgültigen Begutachtung war.

Im Sommer begann die Planung zur Beschaffung eines Volltext-CD-Server nach dem Modell Ibplus (vergl. ReDI-Projekt) zum Angebot von Volltextdatenbanken im Netz. Die Lieferung erfolge im 4. Quartal, die Inbetriebnahme mit der ersten Datenbank zum Jahresende (23.12.1998).

Im Rahmen der "Zukunftsoffensive" wurde mit Unterstützung der UB Stuttgart der Aufbau eines Volltext-Servers für die Publikation von Hochschulschriften vorbereitet und ein kleineres Demosystem auf vorhandener Hardware aufgebaut. Die folgenden Gespräche der Direktion mit dem Bibliotheksausschuß der Universität sowie dem Gemeinsamen Ausschuß der Philosophischen Fakultäten verliefen so, daß das EDV-Dezernat zum Jahresende den Beschaffungsantrag für eine entsprechend konfiguriertes Serversystem fertig stellte. Er soll im Januar 99 beraten werden.

Die Einbindung der UB Freiburg in das bundesdeutsche Projekt SUBITO ist gegen Ende des Jahres soweit fortgeschritten, daß ein entsprechender Hardwareantrag an das Ministerium vorbereitet wurde.

Im November wurde ein Ersatzsystem für den bisherigen Mailserver beschafft, das während der Schließzeit zum Jahreswechsel in Betrieb gegangen ist. In diesem Zusammenhang wurden auch noch weitere Serverumkonfigurationen vorgenommen, die den jeweils notwendig gewordenen Leistungsanforderungen angepaßt waren.

Auch im Jahr 1998 hat das InfoBase-System eine weitere Nutzungssteigerung erfahren. Nach 200.000 Aufrufen in 1997 wurde das System im Jahr 1998 insgesamt über 221.000 mal aufgerufen. Topdatenbank ist dabei nach wie vor MEDLINE (73.893 Aufrufe = 33,4%) gefolgt von BEILSTEIN (31.890 Aufrufe = 14,4%), letztere allerdings als Konsortialdatenbank für neun Universitäten.

Mit der Vorlage der ersten Projektspezifikation zum Projekt "Regionale Datenbank-Informationen ReDI" begannen zunächst Gespräche mit dem Rechenzentrum und der UB Heidelberg zum gemeinsamen Aufbau der notwendigen Serverzentren. Mit Schreiben vom 18. Februar 1998 stellte das RZ Heidelberg leider fest, daß unter den gegebenen Umständen eine aktive Beteiligung der Universität Heidelberg nicht in Frage kommen kann. Nach Gesprächen im MWK erklärte sich die Universität Stuttgart bereit, den zweiten Serverstandort aufzubauen. Nach umfangreichen Analysen und Detailbeschreibungen konnte am 1. April 1998 die endgültige Projektspezifikation und am 3. April der lokale Organisationsplan der Universität Freiburg dem Ministerium und dem Rektorat vorgelegt werden.

Ausschreibung und Beschaffung der notwendigen Serversysteme (Hard- und Software) erfolgte für beide Standorte durch das EDV-Dezernat der UB Freiburg. Nach der Lieferung der Systeme im Juli des Jahres begann die konkrete Arbeit. Hier erwies es sich als ausgesprochen schwierig, die vorhandenen Projektstellen mit geeigneten MitarbeiterInnen zu besetzten. Der aktuelle Engpass bei EDV-Mitarbeitern bedeutete für die beteiligten Einrichtungen ein deutlich höheres Engagement, um die anstehenden Arbeiten zu bewältigen. So wurden vier weitere Mitarbeiter des EDV-Dezernates der UB zeitweise für Projektarbeiten freigestellt. Die für Freiburg vorgesehene Stellen konnten am 15.7. und zum 1.9. besetzt werden. Ein Mitarbeiter verließ allerdings aus persönlichen Gründen das Projekt zum Jahresende. Eine Wiederbesetzung dieser Stelle steht für den 1.3.1999 in Aussicht. Die Kollegen in Stuttgart konnten die genehmigte Stelle bis zum Jahresende nicht besetzen und haben die Aufgaben ausschließlich mit Stammpersonal bearbeitet. Trotz der personellen Engpässe gelang dem ReDI-Team die pünktliche Bereitstellung des Dienstes wie vorgesehen zum 1. Januar 1999.

Die Abteilung PC-Service berichtet:

Auch 1998 wurden im PC-Bereich wieder viele Umstellungen von OS/2 auf Windows NT 4.0 vorgenommen. Zusammen mit den Neuinstallationen wurde Windows NT über 100 mal installiert. Windows 95 wurde dagegen nur 12 mal aufgespielt – hauptsächlich als Basis für CD-ROM-Arbeitsplätze und andere spezielle Arbeitsplätze.

Aber auch OS/2 wurde noch oft installiert – allerdings nur im Zusammenhang mit neuen Rechnern für die Recherche im lokalen OPAC (OLIX). Die meisten neuen OLIX-Installationen wurden an den Institutsbibliotheken vorgenommen, die damit den Abbruch der Zettelkataloge einleiteten. Es wurden aber auch eine ganze Reihe von PCs installiert, die auf der Basis von Linux den Zugriff auf verschiedene Informationen und Funktionen per WorldWideWeb zulassen. Zusätzlich wurde zunehmend ein auf Windows NT basierender PC-Typ eingerichtet, der nur den Zugriff auf bestimmte Bibliotheksfunktionen gestattet (OLAX = Ausleihe OLAF und Online Katalog OLIX).

Da die bisherigen Sicherungstechniken recht aufwendig und letztendlich sehr unflexibel waren, wurde intensiv an besseren Lösungen, z.B. der Remote-Boot-Technik, gearbeitet.

Im internen Mitarbeiterbereich der UB machte sich bei der täglichen Arbeit hauptsächlich die Umstellung von WordPerfect auf MS-Word bemerkbar. Es mußten zahlreiche Makros- und Serienbrief-Programmierungen neu erstellt, Mißverständnisse aufgeklärt und Fehler korrigiert werden. Die Umstellung auf Word brachte aber nicht die von vielen befürchteten Schwierigkeiten. Durch die entsprechend vorbereitete und gezielte Umstellung bestimmter Bereiche und die parallele Schulung (durch Herrn Thomas Argast) konnten viele Startschwierigkeiten abgefangen werden oder gar nicht erst entstehen. Mit der Umstellung auf das neue Betriebssystem wurden auch viele Anwendungsprogramme und Klienten auf einen neuen Standard gebracht. Neben der Textverarbeitung mit Word kam die Tabellenkalkulation mit Excel und Adreßdatenbanken mit Access dazu. Zur Bearbeitung von E-Mails etablierte sich Eudora Light, das rasch für die Verdrängungen des alten Mail-Programms Pine sorgte. Als Zeitplaner bewährte sich gegen Ende des Jahres Lotus Organizer.

Das Programm zur Katalogisierung im SWB (KatWin) wurde in aktualisierten Version ausgeliefert. Ebenfalls neu war die IBW-Software für NT (zum Recherchieren in der PND).

Die PC-Abteilung half auch 1998 wieder einigen der Bibliothek nahestehenden Einrichtungen aus, wie z.B. dem Tierhygienischen Institut, dem Volksliedarchiv und dem Johannes-Künzig-Institut. Im Büro der Frauenbeauftragten wurde ein komplettes System mit neuen PCs aufgebaut, die Software installiert und die dazugehörige Schulung vorgenommen. Eine Bibliotheksreferendarin übernahm im Rahmen ihrer Praxiszeit in der PC-Abteilung einen Teil der Schulung (Adobe PageMaker).

Im Januar startete die erste "UB Road Show" in der Fakultätsbibliothek für Theologie mit einer eintägigen Vorführung der in der UB zur Verfügung stehenden Datenbanken und Dienste. Die Aufgabe der PC-Abteilung bestand im Einrichten von speziellen PCs für die Vorführungen, im Ankoppeln der Rechner an das fremde Netzsegment, dem Aufbau einer Projektionsmöglichkeit und der Dokumentation der Veranstaltung im WorldWideWeb. (Die Bilder und Informationen standen schon vor dem Ende der Vorführungen im Netz allgemein zur Verfügung.) Weitere Informationsveranstaltungen gab es an den Instituten für Biologie (Botanik), Chemie, Wirtschaftswissenschaften und Jura sowie Geschichte, Soziologie und Politik.

Anfang 1998 wurde mit der Installation eines Videoschnittplatzes begonnen. Ein spezieller PC mit AV-Festplatten ermöglicht das Digitalisieren von Videomaterial und die Steuerung von Videorecordern, sowie die Nachvertonung und das Einblenden von Titeln oder Untertiteln. Mehrere Projekte, u.a. eine Zusammenstellung von Videomaterial für eine Ausstellung, und der Zusammenschnitt von Filmsequenzen zur Unterstützung von Seminaren bzw. Vorlesungen konnten damit bereits erfolgreich durchgeführt werden. Auch aktuelle Bilder konnten praktisch ohne Verzögerung für die WWW-Seiten der Bibliothek durch dieses Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden.

Ende 1998 wurde die "Querverbindung" des Deutschen Forschungsnetzes zum X25-Netz der Telekom endgültig stillgelegt – sehr zum Leidwesen der blinden Benutzer des speziellen Arbeitsplatzes in der Bibliothek. Damit war der Host Juris nicht mehr in der gewohnten Weise erreichbar. Da die zur Verfügung stehende Hardware ohnehin überaltert war, wurde mit der Organisation zur Beschaffung eines neuen Blindenarbeitsplatzes begonnen.

Insgesamt wurde 47 neue PCs und 16 Drucker beschafft und an die notwendigen Arbeitsplätze verteilt.

Zum ersten Mal mußte eine größere Anzahl älterer und defekter PCs, Drucker und Monitore ausgemustert und dem Recycling zugeführt werden.

(Ru)