Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

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Texterfassung

Soll ein Dokument (z.B. eine Dissertation) elektronisch veröffentlicht werden, kann der Text zunächst prinzipiell mit einem beliebigen Textverarbeitungs- oder Desktop-Publishing-Programm erfaßt werden. Bis zum Zeitpunkt des "Ausdruckens" gibt es gegenüber der konventionellen Veröffentlichungsform im Prinzip keine Unterschiede. Es gibt jedoch einige Punkte, die man bereits im Vorfeld bzw. während des Schreibens beachten sollte, um später bei der Erstellung der PDF-Datei diese eventuell automatisch mit weiteren benutzerfreundlichen Funktionalitäten anreichern zu können.


Druckereinstellung

Tools zum Erstellen von PDF-Dateien klinken sich oft als Pseudo-Drucker in den Druckerdialog ein. So kann man einfach aus praktisch jeder beliebigen Anwendung heraus PDF-Dateien erzeugen, indem man das entsprechende Tool als Drucker auswählt.

Bei einigen Textverarbeitungsprogrammen kann dies jedoch zu einigen unerwünschten Effekten führen. Wird nämlich ein Text z.B. mit einem voreingestellten Tintenstrahldrucker geschrieben und bearbeitet, wird dieser beim "Drucken" in eine PDF zunächst intern für diesen Pseudo-Drucker umformatiert. Unter Umständen kann dies dazu führen, daß es zu falschen Seitenumbrüchen kommt, daß einige Schriften nicht korrekt dargestellt werden usw.

Es ist daher durchaus sinnvoll, zwischendurch immer wieder testweise PDF-Dateien zu erzeugen, um früh von solchen etwaigen Auswirkungen zu wissen.

Taucht bei Ihnen dieses Problem auf, so läßt es sich jedoch meist recht einfach lösen, indem man bereits vor der Texterfassung und -bearbeitung den  "Pseudo"-PDF-Drucker auswählt.

Gerade bei Dissertationen muß darauf geachtet werden, daß die elektronische Fassung genau dem gedruckten Prüfungsexemplar entspricht. Dies bezieht sich z.B. auch auf Seitenumbrüche. Um die Authentizität der elektronischen gegenüber der gedruckten Prüfungsversion einer Dissertation zu gewährleisten, empfiehlt es sich daher, die abzulieferende gedruckte Fassung aus der elektronischen PDF-Version zu drucken.




Abb.: Ein PDF-Tool als Pseudo-Drucker im Drucker-Dialog


Einbettung von Fonts (Schriftarten)

Fonts (Schriftarten) können in PDF-Dateien eingebettet werden. Dadurch wird gewährleistet, daß das Dokument auch auf Rechnern, auf denen dieser Font nicht installiert ist, korrekt dargestellt und ausgedruckt werden kann.

Bei Verwendung von Standardfonts, die auf nahezu allen Betriebssystemen zur Verfügung stehen stellt sich das Problem der Einbettung der Schriftarten in der Praxis meist nicht so drastisch, da ggf. eine ähnliche Schriftart zur Darstellung als Ersatz automatisch herangezogen wird.

Unter dem Gesichtspunkt der Authentizität und der Langzeitarchivierung ist eine grundsätzliche Einbettung auch der Standardfonts in die PDF-Datei stets sinnvoll.

Unumgänglich ist die Einbettung, wenn Sie in Ihrer Arbeit Fonts mit fremden Schriftzeichen (hebräisch, arabisch, japanisch etc.) oder nachträglich auf Ihrem Rechner installierte Schriftarten verwenden! Achten Sie bei Ihrem Tool zur Erstellung von PDF-Dteien auf die entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten, die sich meist unter Menüs wie "Optionen", "Einstellungen" usw. verbergen!

Es kann durchaus sinnvoll sein, an einem anderen Computer die korrekte Darstellung von Fonts und/oder Sonderzeichen in der generierten PDF-Datei zu kontrollieren. Auf diesem Rechner sollten allerdings die in Frage kommenden Fonts natürlich nicht(!) installiert sein.




Abb.: Beispiel für eine Konfigurationsoption zum Einbetten von Fonts in eine PDF-Datei (hier beim Tool FreePDF XP)


Internet-Links und Querverweise im Text

PDF-Dateien können Hyperlinks zu Internetdokumenten oder Querverweise zu Kapiteln bzw. Seiten in der PDF-Datei selbst enthalten (z.B. Sprungmarken zu Endnoten, Tabellen, Abbildungen etc.). Diese können mit vielen PDF-Tools direkt aus Ihrem Textdokument übernommen werden. Oft müssen Sie beim Erstellen der PDF-Datei jedoch gezielt diese Option aktivieren.

Dem Nutzer Ihrer PDF-Datei stellen Sie auf diese Weise eine komfortable Zusatzfunktionaltität in Ihrem Text zur Verfügung.


Verwendung von Formatvorlagen

Kapitelüberschriften sollten möglichst mit Hilfe sogenannter "Formatvorlagen" ausgezeichnet werden. Formatvorlagen erleichtern das nachträgliche automatische Umformatieren z.B. aller Kapitelüberschriften. Außerdem können Kapitelüberschriften bei Verwendung entsprechender Formatvorlagen in Ihrem Dokument zur automatischen Generierung eines Inhaltsverzeichnisses genutzt werden. Bei einigen Programmen werden diese Kapitelüberschriften auch für die Erstellung von sog. Leseszeichen in der PDF-Datei herangezogen, mit deren Hilfe ein Leser bequem im Dokument zu einem bestimmten Kapitel navigieren kann.
Wichtig ist, daß Sie bei der Gliederung auf eine korrekte hierarchische Struktur der Kapitel und Unterkapitel achten!




OpenOffice

Am einfachsten und kostengünstigsten läßt sich eine PDF-Datei mit dem kostenlosen Office-Paket OpenOffice.org erstellen, das über eine integrierte PDF-Exportfunktion verfügt. Mit OpenOffice.org benötigen Sie für die Erstellung einer PDF-Datei somit keine weitere Software. OpenOffice steht für die wichtigsten Betriebssysteme zur Verfügung: z.B. Windows, Mac OS X und Linux.

Internet-Links und Querverweise im Text:

Im Text vorhandene Verweise (z.B. zu einem Kapitel oder einer Abbildung) und Internet-Links werden beim PDF-Export übernommen. Sie können so Ihre spätere PDF-Datei mit komfortablen Funktionaliäten anreichern, bei der die Querverweise anklickbar sind und der Endnutzer bequem zu der entsprechenden Textstelle navigieren kann.

Formatvorlagen:

OpenOffice.org kann die Formatvorlagen "Überschriften" beim Export über die Exportoption "Lesezeichen exportieren" automatisch in PDF-Lesezeichen konvertieren.

PDF/A-1:

OpenOffice ermöglicht es, beim Erstellen einer PDF-Datei das Unterformat PDF/A-1 auszuwählen, daß für eine Langzeitarchivierung optimiert wurde und z.B. von der Deutschen Nationalbibliothek als Archivierungsformat bevorzugt akzeptiert wird.




Abb.: OpenOffice ermöglicht bei den Optionen für den PDF-Export die Einstellung für das Langzeitarchivformat PDF/A


Microsoft Word

Microsoft Word unterstützt erst ab der Version 2007 den Export in PDF-Dateien. Allerdings muß dazu zunächst ein kostenloses sog. "Add-in" von der Webseite des Herstellers heruntergeladen und installiert werden. Grundsätzlich können aber auch Tools von Drittherstellern genutzt werden.


Benutzerspezifische Werkzeuge