89. Deutscher Bibliothekartag 1999 in Freiburg im Breisgau

Kurzreferate

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Freitag, 28.5.
9.00 - 13.00 Uhr

KG I, Aula


Themenkreis XVI: Bibliotheken im Wettbewerb

Leitbildentwicklung als Investition in die Zukunft
Marion Schmidt, Berlin

"With a little help...": Organisationsentwicklung in Zusammenarbeit mit einer Beratungsfirma; das Beispiel der UB Dortmund
Dr. Marlene Nagelsmeier-Linke/Daniela Scholz, Dortmund

Sponsoring, Kommunikation, Hochschulbibliothek: Fundraising und Friendraising in der Praxis
Dr. Fabian Franke, Würzburg

Bibliotheksgesellschaften: Geschichte und Modelle von Freundeskreisen
Dr. Thomas Bürger, Dresden

Die zertifizierte Bibliothek - DIN 9001-Zertifizierung der FHB Münster
Reinhard Altenhöner, Münster

Moderation: Martina Leibold, Würzburg

Leitbild-Entwicklung als Investition in die Zukunft

Marion Schmidt, Berlin

Immer noch und immer wieder wird in Seminaren, Vorträgen und Fachtexten zur Betriebsorganisation behauptet, daß sowohl kommerzielle Unternehmungen als auch Non-Profit-Einrichtungen ein Leitbild bräuchten, um sich nach innen und außen unverwechselbar profilieren zu können. Besonders für Aufgabenbereiche, an die neue Anforderungen gestellt werden, gilt ein Leitbild als beste Ausgangsbasis für zielgerichtet durchgeführte Innovationen. Ob nun ein umfassendes Kommunikationskonzept zu formulieren ist, ob Fundraising als Handlungsstrategie eingeführt werden soll oder ob das Dienstleistungsprofil neue Schwerpunkte erhalten soll - die meisten Anleitungen zur Organisationsentwicklung gehen davon aus, daß diese Änderungen nur dann effizient realisiert werden können, wenn der Betrieb ein Leitbild hat, das die Spielregeln, die großen Zieldimensionen und das eigene Selbstverständnis beschreibt und langfristig festlegt.

In manchen Firmen ist so ein Leitbild allerdings kaum mehr als ein schicker Imagetext, der nur auf den ersten Blick zu beeindrucken vermag. Ein funktionales Leitbild jedoch bietet nicht nur schöne Worte, sondern Orientierung, Integration, Motivation und Legitimation. Es muß deshalb für jede Organisation speziell und am besten mit ihr gemeinsam entwickelt werden.

Der Vortrag beschreibt, wie ein Leitbild theoretisch funktionieren soll und wie es in Bibliotheken praktisch funktionieren kann. Er beschreibt zudem die unterschiedlichen Wege, auf denen einzelne Bibliotheken zu ihren Leitbildern gelangten, und welchen Nutzen sie heute daraus ziehen. Und er plädiert dafür, sich der Anstrengung einer systematischen Leitbild-Entwicklung zu stellen, um sich der eigenen Basis für die künftige Aufgaben- und Organisationsentwicklung zu vergewissern.


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With a little help ...: Organisationsentwicklung in Zusammenarbeit mit einer Beratungsfirma; das Beispiel der Universitätsbibliothek Dortmund

Dr. Marlene Nagelsmeier-Linke und Daniela Scholz, Dortmund

Die bisherige Organisationsstruktur der Universitätsbibliothek Dortmund - eine steile Hierarchie, starke Arbeitsteiligkeit - war an einer dauerhaften Aufgabenstruktur ausgerichtet. Diese Organisationsstruktur erweist sich in einer Zeit dramatischer Umbrüche zunehmend als Hemmschuh für Innovationen. Über ein Leitbild haben sich die Leitung und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Bibliothek darüber verständigt, daß ein Organisationsentwicklungsprozess in Gang gesetzt werden soll, der

  • Arbeit in Teams und Arbeitsgruppen mit klaren Zielvorgaben
  • Abbau von Hierarchien
  • Dezentralisierung von Entscheidungen
  • Benutzungsorientierung
  • Verbesserung der innerbetrieblichen Kommunikation
  • Förderung des kollegialen Umgangs
  • ständige Fortbildung

zum Ziel hat.

Durch Sondermittel, die der Bibliothek Ende 1997 vom damaligen Ministerium für Wissenschaft und Forschung des Landes Nordrhein-Westfalen zur Verfügung gestellt wurden, konnte zur Unterstützung der Umsetzung des Leitbildes eine externe Beraterfirma engagiert werden. Diese Beraterfirma wurde in einem Verfahren mit starker Mitarbeiterbeteiligung ausgewählt. In dem Beratungsprozeß wurden in Strategieworkshops und Ideenwerkstätten Stärken- und Schwächenanalyse für einzelne Teilbereiche der Universitätsbibliothek durchgeführt und dokumentiert. In den Ideenwerkstätten kamen Erwartungen und Wünsche an die anstehende Organisationsentwicklung sowie Bedenken und Ängste in Hinblick auf die zu erwartende Umstrukturierung zutage. Die Notwendigkeit zur Veränderung wurde unterschiedlich beurteilt. Viele Mitarbeiter der Universitätsbibliothek begegneten dem Ansatz der aktiven Beteiligung am Organisationsentwicklungsprozeß mit Skepsis und Mißtrauen; der teamorientierte und hierarchieübergreifende Ansatz der Workshops und Ideenwerkstätten war für viele Mitarbeiter ungewohnt und fremd. Die von der Firma eingesetzten gruppenorientierten Moderationstechniken konnten hier manche der Einwände und Widerstände abbauen. Die innerhalb des Beratungsprozesses angewendeten Moderationstechniken werden mittlerweile auch für die tägliche Team- und Gruppenarbeit der Bibliothek genutzt.

Im Einzelnen sollen in dem Vortrag folgende Punkte behandelt werden:

  • Das Leitbild der Universitätsbibliothek Dortmund
  • Die Projektgruppe Organisationsentwicklungsprozeß
  • Die Auswahl der Beratungsfirma
  • Der Beratungsprozeß ein kooperatives Projekt von Externen und Internen
  • Die Bewertung des Beratungsprozesses: Hat sich die Beratung gelohnt?


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Sponsoring, Kommunikation, Hochschulbibliothek. Fundraising und Friendraising in der Praxis - Ansätze der Universitätsbibliothek Würzburg

Dr. Fabian Franke, Würzburg

Die Universitätsbibliothek Würzburg hat es sich zur Aufgabe gesetzt, ein Konzept zur Verbindung von Fundraising und Öffentlichkeitsarbeit zu entwickeln, bei dem neben dem bloßen Einwerben von Sponsorengeldern gleichzeitig der Aufbau einer langfristigen Beziehung zwischen Bibliothek und potentiellem Sponsor im Vordergrund steht.

Als Ziel dieses Friendraisings steht uns ein intensiver Dialog zwischen Bibliothek und Studenten, Hochschulangehörigen, Bürger und Unternehmen aus der Stadt Würzburg und der Region Unterfranken vor Augen, der die Bedürfnisse aller Seiten nach Information und Anerkennung miteinander verbindet und letztendlich auch in Sponsoring-Projekte mündet.

Der Vortrag gibt einen Überblick über die Planungen der UB Würzburg zur Etablierung solcher Projekte, beginnend mit der Analyse der Ausgangssituation, der Definition der Ziele und der Festlegung der angestrebten Formen des Sponsorings.

Vorgestellt werden die Ansätze für Fund- und Friendraising in der UB Würzburg. Anfangspunkt ist der Aufbau einer Form der Öffentlichkeitsarbeit, die, speziell auf einzelne Berufsgruppen zugeschnitten, die Universitätsbibliothek, ihre Leistungen und ihre finanzielle Situation in der Region bekannt macht. Neben der professionellen Gestaltung von Informationsmaterialien mit den Kennzahlen und Etatansätzen planen wir Informationsabende, an denen auf unterhaltsame Weise verschiedenen Berufsgruppen und interessierten Nutzern Neuentwicklungen auf dem Informationsmarkt, das Angebot und die Serviceleistungen fachbezogen vorgestellt werden.

Die Auswahl der Ansprechpartner, die Erarbeitung einer auf das Ziel Fund- und Friendraising zugeschnittenen Informationsbroschüre, die Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen zur Gewinnung von Freunden und Partnern sollen in dem Vortrag ausführlich beschrieben werden.


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Bibliotheksgesellschaften: Geschichte und Modelle von Freundeskreisen

Dr. Thomas Bürger, Dresden

Auf der Suche nach Förderern von Bibliotheken spielen Freundeskreise traditionell eine wichtige Rolle. Nach einem Rückblick in die Entstehungsgeschichte früher Gesellschaften wird, anknüpfend an Hans-Herbert Lemkes Studie über die Gründung neuer Bibliotheksgesellschaften seit 1970 (Berlin: DBV 1979), nach 20 Jahren ein aktueller Überblick versucht.

Die unterschiedlichen Erfahrungen einzelner Freundeskreise kommen auf der Grundlage einer Umfrage unter Regional- und Staatsbibliotheken zur Sprache. Die Diskussion soll Chancen und Modelle für morgen beschreiben, um traditionelle Aufgaben und Wertvorstellungen mit modernen Anforderungen und Möglichkeiten in Verbindung zu setzen.


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Die "zertifizierte Bibliothek" Was bringt eine Zertifizierung nach der DIN 9001?

Reinhard Altenhörner, Münster

Spätestens seit Anfang der neunziger Jahre gelten Qualitätssicherung bzw. Qualitätsmanagement als die entscheidenden Schlüsselwerkzeuge, wenn es darum geht, Unternehmen auf den internationalen Märkten wettbewerbsfähig zu halten. Mit der Fixierung in einem internationalen Normenwerk seit 1987, der DIN EN ISO 9000 ff., gibt es nun klare Regeln, wie ausgefeilte Qualitätssicherungssysteme auch in öffentlichen Einrichtungen zertifiziert werden können.

Was bedeutet nun eigentlich der Terminus Zertifizierung? Die Zertifizierung (durchgeführt von einem eigens dazu akkreditierten Unternehmen) weist die Wirksamkeit eines im untersuchten Unternehmen eingeführten Qualitätsmanagementsystems nach und belegt, daß die untersuchte Einrichtung qualitätsfähig ist. Kennzeichen des Systems ist die möglichst hohe Angleichung von betriebsindividuellen Prozessen an vorher genau festgelegte und vor allem sorgfältig dokumentierte Abläufe.

Das klingt nun zunächst sehr abstrakt, ja abschreckend und beleuchtet auch schon ein wenig die Probleme im Umgang mit dem stark an den Bedürfnissen produzierender Unternehmen orientierten Normenwerk. Die Fachhochschulbibliothek Münster profitierte bei der Projektdurchführung denn auch ganz erheblich davon, daß die Zertifizierung gemeinsam mit dem Fachbereich Wirtschaft der Hochschule durchgeführt wurde. Im Rahmen des 1997 begonnenen Projekts wurden die von der Norm 9001 geforderten Teilschritte vollzogen, insbesondere die Erstellung des Qualitätsmanagementhandbuchs, das detailliert die geforderten 20 Qualitätssicherungselemente (unter Einbeziehung aller Schnittstellen der Bibliothek nach außen) und alle in der Bibliothek vorkommenden Leistungserstellungsprozesse aktuell dokumentiert.

Über diese Dokumentation hinaus verlangt die Normenreihe allerdings auch, daß das beschriebene System gelebt wird, die Bibliothek sich also vollständig auf die Kundenbedürfnisse ausrichtet und die Mitarbeiter in das neue System der Fehlervermeidung umfassend einbezieht.

Ob die Ausrichtung von Bibliotheken an Qualitätssicherungssystemen allgemein ein taugliches Mittel ist, den zunehmendem Erwartungs- und Bewährungsdruck in den Hochschulen und anderswo zu begegnen, muß sich erst noch erweisen. Für die Fachhochschulbibliothek Münster hat sich der Aufwand jedenfalls gelohnt und sie hat sich verpflichtet, ihr Qualitätsmanagementsystem kontinuierlich weiterzuentwickeln.


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http://www.ub.uni-freiburg.de/bibtag99/abstract/16.html
Letzte Änderung: 29.04.1999

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