Publizieren im PDF-Format

Ein Online-Tutorial

Diese Tutorial versucht, interessierten Autorinnen und Autoren einen ersten einfachen Überblick zu vermitteln, der es ihnen ermöglichen soll, eigene Arbeiten im PDF-Dateiformat zu veröffentlichen.

Zunächst wird das PDF-Format als solches sowie der Umgang mit dem Adobe Reader vorgestellt. Anschließend wird demonstriert, wie die geschilderten Funktionalitäten umgesetzt werden können.

Dieses Tutorial richtet sich an Personen, die erstmals mit Hilfe des PDF-Formats publizieren möchten. Einige Sachverhalte werden deshalb vereinfacht dargestellt. Das Tutorial richtet sich nicht an PDF-Experten. Diesen seien die zahlreichen und umfangreichen Handbücher zu diesem Thema empfohlen.

Das PDF-Format

Die Abkürzung PDF steht für "Portable Document Format" (Portables Dokumentenformat). PDF wurde von der Firma Adobe® entwickelt mit dem Ziel ein Dateiformat zu schaffen, mit dem es möglich ist, elektronische Dokumente unabhängig von einem bestimmten Textverarbeitungsprogramm und/oder einem Betriebssystem originalgetreu zu nutzen. Das bedeutet, daß ein Leser einer PDF-Datei das Dokument immer in der Form betrachten und ausdrucken kann, die der Autor festgelegt hat. Dabei spielt es keine Rolle, mit welchem Textverarbeitungsprogramm der Autor das Dokument ursprünglich erstellt hat. Die typischen Konvertierungsprobleme (veränderter Seitenumbruch, falsche Schriftarten u. ä.) einer Textdatei zwischen den verschiedenen auf dem Markt befindlichen Textverarbeitungsprogamme entfallen.Neben reinem Text kann eine PDF-Datei auch "technische Informationen" enthalten, die beispielsweise die Navigation innerhalb eines Dokumentes erleichtern, wie z.B. Sprungmarken von einer Textstelle zu einer anderen, anklickbare Inhaltsverzeichnisse, miniaturisierte Seitenvorschauen usw.Das PDF-Format ist mittlerweile ein weit verbreiteter Standard, der auch von vielen elektronischen Zeitschriften (E-Journals) genutzt wird. Da es ein offener Standard ist, gibt es auf dem Markt inzwischen auch zahlreiche Software-Produkte, die PDF-Dateien erzeugen können.

PDF/A: Die Norm für die Langzeitarchivierung

In eine PDF-Datei können neben Audio- und Videoinhalte auch Formularfelder, Flash-Inhalte und Scriptsprachen eingebunden werden. Diese Inhalte bereiten im Hinblick auf die Langzeitarchivierung von Dokumenten (z.B. durch die Deutsche Nationalbibliothek) jedoch Probleme, da man nicht weiß, ob solche Formate in einigen Jahrzehnten noch lesbar sind.Für die Langzeitarchivierung wurde deshalb ein PDF-Unterformat (PDF/A) mit strengeren Regeln definiert, das im September 2005 von der ISO offiziell zum internationalen Standard für die Langzeitarchivierung anerkannt worden ist.PDF/A stellt somit erheblich strengere Vorgaben an eine PDF-Datei in Bezug auf Vollständigkeit der Daten (z.B. Schrifteinbettung, Metadaten), Eindeutigkeit (z.B. Farbdarstellung, Schriftarten), Zugänglichkeit (so sind z.B. keine Verschlüsselungen zum Schutz der PDF möglich), Funktionen (keine kontextabhängigen Aufrufe, kein JavaScript, keine eingebetteten Audio- und Videoinhalte) und Verwendung patentrechtlicher Verfahren bei der Komprimierung (kein LZW-Algorithmus).Nähere Informationen zu PDF/A finden Sie auch auf den Webseiten des PDF/A Competence Centers.

Die Vorteile von PDF

Der Austausch von Dokumenten in sogenannten proprietären Formaten stellt viele Anwender immer wieder vor Probleme - vor allem wenn der Empfänger eines Dokumentes nicht das selbe Betriebssystem oder die selbe Anwendungssoftware verwendet wie der Absender. Nutzt ein Autor z.B. Word 2003 und speichert seine Arbeit in diesem Format ab, dürfte ein Nutzer mit dieser Datei beim Öffnen mit WordPerfect 9 unter Linux evtl. Probleme haben: vielleicht wird der Text mit einer anderen Schrift dargestellt (weil die Originalschrift auf seinem Rechner nicht vorhanden ist und stattdessen  eine Ersatzschriftart verwendet wird), vielleicht sind Grafiken verschoben oder Seitenumbrüche an falschen Textstellen.

Für den Austausch von Dokumenten, mit denen nicht gemeinschaftlich weitergearbeitet werden soll, ist es daher wünschenswert, daß ein Empfänger den Text genau in der Form sieht wie es der Autor vorgesehen hat. Wird ein wissenschaftlicher Text publiziert, ist dieser Aspekt aus Gründen der Zitierfähigkeit natürlich noch um so wichtiger. Genau diese Anforderungen erfüllt PDF als "portables Dokumentenformat".

Das PDF-Format gewährleistet somit:

  • Unabhängigkeit von einem bestimmten Betriebssystem (Windows, Mac OS X, Linux usw.)
  • Unabhängigkeit von einem bestimmten Textverarbeitungsformat (Word, WordPerfect, OpenOffice, StarWriter usw.)
  • Entsprechung des Dokuments beim Leser in genau der vom Autor beabsichtigten Form
Software zum Lesen von PDF-Dateien

Um eine PDF-Datei lesen zu können, benötigt man meist eine spezielle Software, die unter Microsoft Windows zusätzlich installiert werden muß. Das Betriebssystem Mac OS X von Apple enthält standardmäßig bereits das integrierte Programm Vorschau, mit dem auch PDF-Datei gelesen werden können.

Nahezu Standard als Lesesoftware ist das weitverbreitete, kostenlose und für viele Betriebssysteme erhältliche Programm Adobe Reader. Es existieren jedoch auch alternative Programme anderer Hersteller.

Neben dem kostenlosen Adobe Reader, der in erster Linie für das Lesen von PDF-Dateien notwendig ist, ist von der Firma Adobe auch das (kostenpflichtige!) Produkt Adobe Acrobat erhältlich. Mit dieser Software können PDF-Dateien erstellt, nachbereitet und für die Nutzung optimiert werden. So können z.B. Lesezeichen, Verweise und Sprungmarken innerhalb einer PDF-Datei erstellt sowie elektronische "Notizzettel" auf einer Seite angebracht werden. Es können einzelne oder mehrere Seiten gelöscht, ersetzt oder verschoben werden. Auch können Multimedia-Dateien (Filme, Töne) in eine PDF-Datei integriert werden.

Software zum Erstellen von PDF-Dokumenten

Während beim Betriebssystem Mac OS X die Erstellung von PDF-Dateien direkt mit "Bordmitteln" aus dem Druck-Dialog möglich ist, unterstützen die Windows-Betriebssysteme selbst direkt kein PDF-Erstellung. Sie benötigen daher zusätzliche Software, um eine PDF-Datei zu erstellen. Auf dem Markt exisitiert eine breite Palette kommerzieller und kostenloser Softwareprodukte. Letztere sind für das schnelle Erstellen einer einfachen PDF-Datei meist völlig ausreichend.

Die meisten Produkte klinken sich nach der Installation als eine Art virtueller Drucker in das Betriebssystem Windows ein: somit kann aus jeder Anwendung, aus der Sie drucken können, auch eine PDF-Datei erstellt werden!

Kostenlose PDF-Software

Mit dem kostenlosen Programm Ghostscript können Sie PDF-Datei erstellen. Da die Nutzung etwas "sperrig" ist, hat der Softwareentwickler Stefan Heinz ein deutschsprachiges und ebenfalls kostenloses Interface programmiert, das die Erstellung von PDF-Dateien sehr komfortabel macht: FreePDF XP. Sie benötigen dazu jedoch im Hintergrund weiterhin das Programm Ghostscript. Sehr schön ist hier die Funktion "PDF Dokumente verbinden", über die Sie beim Drucken aus mehreren Quelldateien eine einzige PDF-Datei erstellen können. Dies ist für Anwender praktisch, die ihr Dokument aus Gründen der einfacheren Handhabung in mehrere getrennte Dateien aufgeteilt haben und diese aber als PDF wieder zusammenführen möchten.

Eine Möglichkeit, mehrere, bereits vorhandene PDF-Dateien zu einer PDF-Datei zu kombinieren, ist auch das kostenlose Tool PDFSam.

Der Nachteil der kostenlosen Tools ist, daß Sie mit diesen Produkten üblicherweise keine PDF-Datei nachbearbeiten können. Allerdings ist das bei einfachen PDF-Datei meist auch gar nicht notwendig.

Eine sehr umfangreiche Zusammenstellung von PDF-Software finden Sie bei Heise online oder bei Codswallop.

Direkter PDF-Export aus der Anwendungssoftware

Einige Software-Produkte können direkt PDF-Dateien erzeugen. Genannt seien hier zum Beispiel die Office-Pakete OpenOffice.org (kostenlos!) und WordPerfect, die Deskop-Publishing-Produkte InDesign und Framemaker sowie die Grafik- bzw. Bildbearbeitungsprogramme CorelDraw und Photoshop. Oft finden Sie die entsprechende Funktionen in Menüs wie "Speichern unter ..." oder "Export".

Kommerzielle PDF-Software

Eine Übersicht über zumeist kommerzielle PDF-Software finden Sie über das Open Directory Project, auf der sehr umfangreichen Übersicht bei PDFZone und bei Heise online.

Adobe Acrobat

Das umfangreichste Werkzeug für die Erstellung und Nachbearbeitung von PDF-Dateien ist nach wie vor Adobe Acrobat - nicht zu verwechseln mit dem kostenlos erhältlichen Adobe Reader, mit dem PDF-Dateien lediglich gelesen und ausgedruckt, nicht aber erstellt werden können!

Mit Adobe Acrobat können PDF-Dateien sowohl erstellt als auch nachträglich bearbeitet bzw. optimiert werden. Die Möglichkeiten der Nachbearbeitung werden in einem folgenden Kapitel erläutert.

Texterfassung

Soll ein Dokument (z.B. eine Dissertation) elektronisch veröffentlicht werden, kann der Text zunächst prinzipiell mit einem beliebigen Textverarbeitungs- oder Desktop-Publishing-Programm erfaßt werden. Bis zum Zeitpunkt des "Ausdruckens" gibt es gegenüber der konventionellen Veröffentlichungsform im Prinzip keine Unterschiede. Es gibt jedoch einige Punkte, die man bereits im Vorfeld bzw. während des Schreibens beachten sollte, um später bei der Erstellung der PDF-Datei diese eventuell automatisch mit weiteren benutzerfreundlichen Funktionalitäten anreichern zu können.

Druckereinstellung

Tools zum Erstellen von PDF-Dateien klinken sich oft als Pseudo-Drucker in den Druckerdialog ein. So kann man einfach aus praktisch jeder beliebigen Anwendung heraus PDF-Dateien erzeugen, indem man das entsprechende Tool als Drucker auswählt.

Bei einigen Textverarbeitungsprogrammen kann dies jedoch zu einigen unerwünschten Effekten führen. Wird nämlich ein Text z.B. mit einem voreingestellten Tintenstrahldrucker geschrieben und bearbeitet, wird dieser beim "Drucken" in eine PDF zunächst intern für diesen Pseudo-Drucker umformatiert. Unter Umständen kann dies dazu führen, daß es zu falschen Seitenumbrüchen kommt, daß einige Schriften nicht korrekt dargestellt werden usw.

Es ist daher durchaus sinnvoll, zwischendurch immer wieder testweise PDF-Dateien zu erzeugen, um früh von solchen etwaigen Auswirkungen zu wissen.

Taucht bei Ihnen dieses Problem auf, so läßt es sich jedoch meist recht einfach lösen, indem man bereits vor der Texterfassung und -bearbeitung den  "Pseudo"-PDF-Drucker auswählt.

Gerade bei Dissertationen muß darauf geachtet werden, daß die elektronische Fassung genau dem gedruckten Prüfungsexemplar entspricht. Dies bezieht sich z.B. auch auf Seitenumbrüche. Um die Authentizität der elektronischen gegenüber der gedruckten Prüfungsversion einer Dissertation zu gewährleisten, empfiehlt es sich daher, die abzulieferende gedruckte Fassung aus der elektronischen PDF-Version zu drucken.

Einbettung von Fonts (Schriftarten)

Fonts (Schriftarten) können in PDF-Dateien eingebettet werden. Dadurch wird gewährleistet, daß das Dokument auch auf Rechnern, auf denen dieser Font nicht installiert ist, korrekt dargestellt und ausgedruckt werden kann.

Bei Verwendung von Standardfonts, die auf nahezu allen Betriebssystemen zur Verfügung stehen stellt sich das Problem der Einbettung der Schriftarten in der Praxis meist nicht so drastisch, da ggf. eine ähnliche Schriftart zur Darstellung als Ersatz automatisch herangezogen wird.

Unter dem Gesichtspunkt der Authentizität und der Langzeitarchivierung ist eine grundsätzliche Einbettung auch der Standardfonts in die PDF-Datei stets sinnvoll.

Unumgänglich ist die Einbettung, wenn Sie in Ihrer Arbeit Fonts mit fremden Schriftzeichen (hebräisch, arabisch, japanisch etc.) oder nachträglich auf Ihrem Rechner installierte Schriftarten verwenden! Achten Sie bei Ihrem Tool zur Erstellung von PDF-Dteien auf die entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten, die sich meist unter Menüs wie "Optionen", "Einstellungen" usw. verbergen!

Es kann durchaus sinnvoll sein, an einem anderen Computer die korrekte Darstellung von Fonts und/oder Sonderzeichen in der generierten PDF-Datei zu kontrollieren. Auf diesem Rechner sollten allerdings die in Frage kommenden Fonts natürlich nicht(!) installiert sein.

Internet-Links und Querverweise im Text

PDF-Dateien können Hyperlinks zu Internetdokumenten oder Querverweise zu Kapiteln bzw. Seiten in der PDF-Datei selbst enthalten (z.B. Sprungmarken zu Endnoten, Tabellen, Abbildungen etc.). Diese können mit vielen PDF-Tools direkt aus Ihrem Textdokument übernommen werden. Oft müssen Sie beim Erstellen der PDF-Datei jedoch gezielt diese Option aktivieren.

Dem Nutzer Ihrer PDF-Datei stellen Sie auf diese Weise eine komfortable Zusatzfunktionaltität in Ihrem Text zur Verfügung.

Verwendung von Formatvorlagen

Kapitelüberschriften sollten möglichst mit Hilfe sogenannter "Formatvorlagen" ausgezeichnet werden. Formatvorlagen erleichtern das nachträgliche automatische Umformatieren z.B. aller Kapitelüberschriften. Außerdem können Kapitelüberschriften bei Verwendung entsprechender Formatvorlagen in Ihrem Dokument zur automatischen Generierung eines Inhaltsverzeichnisses genutzt werden. Bei einigen Programmen werden diese Kapitelüberschriften auch für die Erstellung von sog. Leseszeichen in der PDF-Datei herangezogen, mit deren Hilfe ein Leser bequem im Dokument zu einem bestimmten Kapitel navigieren kann.
Wichtig ist, daß Sie bei der Gliederung auf eine korrekte hierarchische Struktur der Kapitel und Unterkapitel achten!

OpenOffice

Am einfachsten und kostengünstigsten läßt sich eine PDF-Datei mit dem kostenlosen Office-Paket OpenOffice.org erstellen, das über eine integrierte PDF-Exportfunktion verfügt. Mit OpenOffice.org benötigen Sie für die Erstellung einer PDF-Datei somit keine weitere Software. OpenOffice steht für die wichtigsten Betriebssysteme zur Verfügung: z.B. Windows, Mac OS X und Linux.

Internet-Links und Querverweise im Text:

Im Text vorhandene Verweise (z.B. zu einem Kapitel oder einer Abbildung) und Internet-Links werden beim PDF-Export übernommen. Sie können so Ihre spätere PDF-Datei mit komfortablen Funktionaliäten anreichern, bei der die Querverweise anklickbar sind und der Endnutzer bequem zu der entsprechenden Textstelle navigieren kann.

Formatvorlagen:

OpenOffice.org kann die Formatvorlagen "Überschriften" beim Export über die Exportoption "Lesezeichen exportieren" automatisch in PDF-Lesezeichen konvertieren.

PDF/A-1:

OpenOffice ermöglicht es, beim Erstellen einer PDF-Datei das Unterformat PDF/A-1 auszuwählen, daß für eine Langzeitarchivierung optimiert wurde und z.B. von der Deutschen Nationalbibliothek als Archivierungsformat bevorzugt akzeptiert wird.

Microsoft Word

Microsoft Word unterstützt erst ab der Version 2007 den Export in PDF-Dateien. Allerdings muß dazu zunächst ein kostenloses sog. "Add-in" von der Webseite des Herstellers heruntergeladen und installiert werden. Grundsätzlich können aber auch Tools von Drittherstellern genutzt werden.

Einbindung von Bildern

Bei einer konventionellen Papier-Publikation konnte man sich bei Abbildungen, Grafiken u.dgl. oft mit Schere und Klebstoff behelfen, indem man z.B. ein Foto in der Druckvorlage an die entsprechende Stelle geklebt hat. Bei einer elektronischen Publikation sind solche konventionellen "Tricks" natürlich nicht mehr möglich. Hier muß das gesamte Dokument in digitaler Form vorliegen. Nahezu jedes Textverarbeitungsprogramm erlaubt die Möglichkeit, Grafiken zu integrieren. Liegen diese bereits als separate Dateien vor, können sie über Menüpunkte wie "Einfügen / Grafik / Aus Datei" in das Textdokument eingebunden werden:

Sollen Fotos oder sonstige Abbildungen, die im Original in Papierform vorliegen, als Datei eingebunden werden, so müssen diese zuvor mit Hilfe eines Scanners digitalisiert werden. Müssen sehr viele Bilder (z.B. als Abbildungsband einer kunstgeschichtlichen Dissertation) gescannt werden, sollte man schon beim Scannen an die Dateigröße der fertigen PDF-Datei denken. Wenn Sie mit einer sehr hohen Auflösung scannen (z.B. mehr als 200 dpi), werden die Bilddateien und somit auch die spätere PDF-Datei sehr groß. Experimentieren Sie mit zunächst mit verschiedenen Auflösungen und wählen Sie die Auflösung, bei der die wichtigen Bildstellen noch gut lesbar und/oder scharf abgebildet werden. Achten Sie auf die Scannereinstellungen, ob Sie Farb-, Graustufen- oder nur Schwarz-Weiß benötigen. Für eine Tuscheskizze benötigen Sie z.B. keinen Farbscan, denn Farbe braucht erheblich mehr Speicherplatz als Graustufen.

Selbstverständlich kann es auch sinnvoll sein, zunächst alle Abbildungen mit einer hohen Auflösung zu scannen und die Dateien später mit Hilfe einer geeigneten Bildbearbeitungssoftware (z.B. IrfanView) "herunterzurechnen", also die Auflösung nachträglich zu reduzieren. So haben Sie für eine spätere weitere Verwendung Ihrer Abbildungen eine Sicherungskopie in einer guten Qualität und können für die PDF-Datei dennoch eine kleinere Datei verwenden.

Als weitere sinnvolle Vorgehensweise hat sich auch bewährt, schon zwischendurch mit vielleicht nur 2-3 eingebunden Grafikdateien eine PDF-Datei zu erstellen, um die Auswirkungen von Auflösung, Dateiformat (BMP, TIF usw.), Farbe usw. auf die erzeugte PDF-Datei auszuprobieren. Beim Einbinden von Dateien lohnt es sich unter Umständen durchaus, eine Weile mit verschiedenen Einstellungen zu experimentieren.

Beim Erstellen einer PDF-Datei ermöglichen die meisten Konvertierungstools die Einstellung der internen Komprimierungsstufe von enthaltenen Abbildungen. Achten Sie dort auf die korrekte Einstellung! Andernfalls wird ihre enthaltene Abbilung in sehr guter Qualität durch eine falsche Option bei der Konvertierung doch wieder zu stark komprimiert und durch Pixel-Artefakte unter Umständen nicht erkenn- oder lesbar. Entscheiden Sie sich im Zweifelsfall stets für eine bessere Bild- und Grafikqualität! Nehmen Sie dafür größere Dateien in Kauf.

Das Einbinden von sog. Vektorgrafiken (z.b. Diagramme aus Excel) ist in Hinblick auf die Dateigröße der späteren PDF-Datei weniger problematisch als sog. Bitmapgrafiken wie z.B. gescannte Bilder. Vektorgrafiken verursachen kaum große PDF-Dateien.

Tipp: Wenn Sie in Ihrer Veröffentlichung sehr viele Abbildungen in hoher Qualität einbinden möchten, kann diese unter Umständen sehr schnell 20-50 MB groß werden, was bei Nutzern mit langsamen Internet-Anbindungen zu sehr langen Downloadzeiten führt.

Es kann daher durchaus sinnvoll sein, die Arbeit in zwei getrennte PDF-Dateien aufzuteilen: einen Textband und einen Bildband. Da die Textband-Datei dabei meist recht klein bleibt, kann sich ein interessierter Leser zunächst einmal nur diese herunterladen und bei größerem Interesse anschließend noch die große Datei mit den Abbildungen.

Versehen Sie dann jedoch bitte beide Dateien mit einem aussagekräftigen "Titelblatt": z.B. Autor, Titel der Arbeit, Zählung und Name des Bandes usw.

Nachbearbeitung von PDF-Dateien

Für die professionelle Nachbearbeitung von PDF-Dateien benötigen Sie die Software Adobe Acrobat. Andere Produkte bieten meist nur wenige, nicht immer ausreichende Bearbeitungsmöglichkeiten. Im Rahmen dieser Übersicht sollen jedoch nicht sämtliche theoretisch denkbaren Möglichkeiten der Nachbearbeitung erläutert werden. PDF wird auch im professionellen Druckbereich eingesetzt. Daß es hier ganz andere Anforderungen gibt als beim rein elektronischen Publizieren von wissenschaftlichen Arbeit ist sicherlich verständlich.
Mit Adobe Acrobat können:

  • Text und Grafiken in begrenztem Maß direkt in der Datei bearbeitet werden (z.B. zur Korrektur von kleineren Tippfehlern, Verschieben von Grafiken auf einer Seite);
  • Seiten eines PDF-Dokuments können gedreht und beschnitten werden;
  • die Reihenfolge der Seiten in einem Dokument kann geändert werden;
  • neue Seiten können hinzugefügt werden;
  • mehreren PDF-Dateien können zu einem neuen PDF-Dokument zusammengefügt werden;
  • einzelne oder mehrere Seiten können in einer PDF-Datei gelöscht oder neu nummeriert werden.

Seiten einfügen, ersetzen oder löschen

Arbeiten Sie mit Mac OS X, so können Sie direkt mit dem im Betriebssystem enthaltenen Programm "Vorschau" Seiten in PDF-Dateien einfügen, ersetzen oder löschen.

Windows-Nutzer müssen auf Programme von Drittanbietern zurückgreifen. So können Sie diese Bearbeitungen z.B. mit Adobe Acrobat durchführen.

Das nachträgliche Hinzufügen, Umsortieren oder Löschen von Seiten ist eine sehr praktische Funktion. So können Sie nämlich Ihre PDF-Datei aus mehreren PDF-Dateien aufbauen. Die Einzeldateien können auch Exporte aus unterschiedlichen Programmen (z.B. Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationprogramm, Datenbankberichte) sein.

Selbstverständlich können Sie auch einzelne Seiten aus einer PDF-Datei löschen oder durch neue aus einer anderen Datei ersetzen.

Eine Möglichkeit, mehrere, bereits vorhandene PDF-Dateien zu einer PDF-Datei zusammenzuführen, bietet z.B. das kostenlose Tool PDFSam.

Eine sehr umfangreiche Zusammenstellung von PDF-Software finden Sie bei Heise online.

Navigationshilfen

Beim Erstellen von elektronischen Publikationen sollten Sie dem Leser die Möglichkeit geben, sich schnell und ohne Umwege durch das Dokument zu bewegen. Acrobat bietet dazu eine Reihe von Navigationsmethoden, z. B. Miniaturvorschau der Seiten, Lesezeichen und Verknüpfungen. Verknüpfungen und Lesezeichen lassen sich oft schon bei der Erstellung einer PDF-Datei erzeugen, können jedoch mit Acrobat auch manuell nachträglich in einer PDF-Datei ergänzt werden.

Verknüpfungen

Verknüpfungen ermöglichen es, schnell zu einer anderen Stelle im selben Dokument, zu anderen elektronischen Dokumenten oder auf eine Webseite zu wechseln. Verknüpfungen ermöglichen es dem Leser einer PDF-Datei, sofort auf bestimmte Informationen zugreifen zu können.

Verknüpfungen können aber auch zum Auslösen bestimmter Vorgänge, z. B. zum Abspielen von Movie- oder Audio-Dateien, Anzeigen von Kommentaren usw. verwendet werden. Diese Funktionen werden technisch als Programmskripte realisiert. Sie sind deshalb im Hinblick auf eine Langzeitarchivierung einer Publikation nicht unbedingt zu empfehlen und beim PDF-Unterformat PDF/A sogar ausdrücklich untersagt.

TouchUp-Werkzeug

Acrobat ist kein Textverarbeitungsprogramm, mit dem Sie Texte schreiben und gestalten können. Dennoch können Sie mit dem TouchUp-Werkzeug von Acrobat kleinere Korrekturen in der PDF-Datei vornehmen wie z.B. Tippfehler in letzter Minute korrigieren.

Integration von Audio- und Video-Dateien

Ein großer Vorteil einer elektronischen Publikation im Vergleich zu einer konventionellen Veröffentlichung auf Papier ist die Möglichkeit, multimediale Elemente als Mehrwert zu integrieren: z.B. können bei medizinischen Arbeiten aufgezeichnete Herztöne, bei sprach- und linguistischen Arbeiten besondere Aussprachen oder Dialektformen, bei musikwissenschaftliche Themen Klangbeispiele, bei naturwissenschaftlichen Veröffentlichungen Video-Simulationen bzw. Animationen von Molekülstrukturen usw. zur Veranschaulichung in die PDF-Datei eingebaut werden.

Obwohl die Integration von Multimedia-Dateien vom PDF-Format zwar unterstützt wird, sollten Sie allerdings beachten, daß PDF-Dateien mit eingebundenen Audio- und Videoinhalten nicht für die Langzeitarchivierung (PDF/A) geeignet sind! Bieten Sie diese daher lieber getrennt von der PDF-Datei an.

Schutz einer PDF-Datei vor Manipulation

PDF-Dateien können mit dem Adobe Reader nicht verändert werden. Mit anderen Produkten (z.B. mit dem Gesamtpaket Adobe Acrobat) könnte eine PDF-Datei durchaus verändert werden. Als Autor können Sie mit Hilfe der meisten Programme zur Erstellung von PDF-Dateien optional Ihre PDF-Datei mit Sicherheitseinstellungen versehen, die eine Veränderungen durch Unbefugte verhindern sollen.

Allerdings ist ein solcher technischer Schutz für eine Datei, die im Rahmen eines Dokumentenservers langzeitarchiviert werden soll, eher unerwünscht und deshalb oft (z.B. beim Freiburger Dokumentenserver) sogar ausdrücklich untersagt.

Ein Schutz vor Manipulation bedeutet selbstverständlich nur, daß die vorhandene Datei nicht in irgendeiner Form bearbeitet werden kann. Vorgenommene Sicherheitseinstellungen verhindern nicht, daß der Text selbst z.B. widerrechtlich genutzt und evtl. plagiiert wird - schließlich werden Texte schon seit Jahrhunderten (illegal) kopiert.

Die vorhandenen Einstellungen einer PDF-Datei können über den Befehl "Dokumenteigenschaften" im Menü "Datei" kontrolliert werden:

Meta-Daten in PDF-Dateien

PDF-Dateien können nachträglich mit so gannten Meta-Daten versehen werden. Meta-Daten sind Beschreibungsdaten eines Dokumentes. Metadaten können z.B. sein:

  • Name des Autors
  • Bearbeitungsversionen (Stand)
  • Inhaltsangaben, Stichwörter
  • Urheberrechtsvermerke und Nutzungslizenzen

In Adobe Acrobat finden Sie die Einstellungen für die Metadaten unter dem Befehl "Datei" im Menü "Eigenschaften".

Nutzung von XMP-Templates

Wenn Sie oft nahezu identische Metadaten in PDF-Dateien erfassen möchten, können Sie die Metadaten aus Acrobat auch exportieren und später für andere PDF-Dateien wieder verwenden bzw. anschließend leicht anpassen. Für die Verwaltung und den Austausch von Metadaten verwendet Acrobat intern das XMP-Format (Extensible Metadata Platform).

Von Instituten, Einrichtungen, Verlagen usw. können auch vorgefertigte XMP-Templates zur Verfügung gestellt werden, um einheitliche Lizenzbestimmungen für die Dokumentennutzung zu gewährleisten. Dies könnten z.B. die Lizenzmodelle von Creative Commons sein.

 

 

Open Access / Creative Commons

Open Access

Die Budapester Open Access Initiative definiert Open Access folgendermaßen:

"Open Access meint, dass diese Literatur kostenfrei und öffentlich im Internet zugänglich sein sollte, so dass Interessierte die Volltexte lesen, herunterladen, kopieren, verteilen, drucken, in ihnen suchen, auf sie verweisen und sie auch sonst auf jede denkbare legale Weise benutzen können, ohne finanzielle, gesetzliche oder technische Barrieren jenseits von denen, die mit dem Internet-Zugang selbst verbunden sind. In allen Fragen des Wiederabdrucks und der Verteilung und in allen Fragen des Copyright überhaupt sollte die einzige Einschränkung darin bestehen, den jeweiligen Autorinnen und Autoren Kontrolle über ihre Arbeit zu belassen und deren Recht zu sichern, dass ihre Arbeit angemessen anerkannt und zitiert wird."

Die Informationsplattform Open Access bietet eine gute Übersicht und zahlreiche weiterführende Informationen zum Thema Open Access.

Open-Access-Resolution der Universität Freiburg

Am 31.3.2010 hat auch die Albert-Ludwigs-Universität Freiburg eine Open-Access-Resolution beschlossen.

Meine Rechte als Autor

Eine Einführung in die Rechte als Autor finden Sie in Form eines Vortrages als Videomitschnitt von Dr. Eric Steinhauer im Rahmen der Open-Access-Tage 2008 in Berlin sowie in den FAQ der Informationsplattform Open Access.

Creative Commons

Creative Commons ist eine nichtkommerzielle Organisation, die es Autoren durch die kostenlose Nutzung ihrer Lizenzmuster erleichtert, ihre Arbeit in einem klar definierten rechtlichen Rahmen der Öffentlichkeit einfacher zugänglich zu machen.

Der Autor verzichtet dabei selbstverständlich nicht auf seine gesetzlichen Urheber- bzw.  Verwertungsrechte, er kann jedoch die Nutzung (z.B. das Kopieren) seiner Arbeit und damit ihrer Verbreitung über Lizenzmodelle erheblich vereinfachen.

Die Creative Commons Lizenzen sind mittlerweile an die gesetzlichen Vorschriften von zahlreichen Ländern angepaßt und liegen jeweils in einer rechtlich verbindlich formulierten Fassung und einer allgemein verständlichen Version vor.

Das am häufigsten verwendete Lizenzmodell ist "Namensnennung-Keine kommerzielle Nutzung-Keine Bearbeitung". Mit dieser Lizenz legt der Autor fest:

Texte, die einer Creative Commons Lizenz unterliegen, können auch mit einem speziellen Logo gekennzeichnet werden, damit die Lizenzbestimmungen auch als Papierausdruck noch ersichtlich sind. Neben dem Logo sollte jedoch zumindest die Internetadresse der Lizenz angegeben werden, evtl. auch die Lizenzbestimmungen in Kurzform.

Daneben können die Lizenzen als XMP-Datei in den Metadatenbereich einer PDF-Datei integriert werden, um ggf. maschinell ausgewertet zu können.

Creative Commons XMP-Templates

Creative Commons stellt für verschiedenen Lizenzmodelle ebenfalls XMP-Metafile-Musterdateien zur Verfügung, die so bequem in eine PDF-Datei als Meta-Daten integriert werden können.

 

Tipps zur Wahl des Dateinamens

Solange Sie eine PDF-Datei nur auf Ihrem eigenen Rechner verwenden, können Sie selbstverständlich beliebige Dateinamen verwenden.

Wenn die Datei jedoch z.B. auf CD gebrannt oder über das Internet zum Download angeboten werden soll, ist es wichtig, daß die Datei auch in jeder beliebigen  Betriebssystemumgebung genutzt werden kann.

Aus Kompatibilitätsgründen empfiehlt sich, beim Dateinamen der PDF die Namenskonvention der Norm ISO 9660 einzuhalten. Das bedeutet z.B.:

  • Dateinamen mit max. 8 Zeichen
  • Dateierweiterung mit max. 3 Zeichen
  • Alle Dateinamen dürfen nur die Buchstaben A bis Z ohne Akzente und Umlaute, die Ziffern 0 bis 9 sowie die den Unterstrich _ enthalten
  • Dateinamen dürfen keine Leerzeichen enthalten!

Beispiele für zulässige Dateinamen:

  • DISS1.PDF
  • my_Diss2.pdf
  • Meier.pdf
  • AB3XO.PDF
  • 12345678.PDF

Selbst wenn Sie sich nicht an die strenge ISO 9660 Konvention halten möchten, empfehlen sich die folgenden Grundsätze:

  • Keine Leerzeichen im Dateinamen (verwenden Sie stattdessen ggf. einen Unterstrich: _ , also z.B. Diss_Anton_Wagner.pdf)
  • Keine Sonderzeichen und Umlaute im Dateinamen
  • Vermeiden Sie zu lange Dateinamen.

Bedenken Sie, daß Ihre Publikation künftig in anderen (evtl. nur gedruckt vorliegenden) Arbeiten mit ihrer Internetadresse zitiert werden könnte. Dabei ist der Dateiname Ihrer Publikation Bestandteil der Internetadresse. Je kürzer und einprägsamer und somit weniger fehleranfällig die Adresse ist, um so leichter ist die Zitiermöglichkeit. Vermeiden Sie also Dateinamen in der Form "DissertationGüntherL.überdasThemaXYZunterBerücksicktigungvonNebenthema ABCEntwurf2RedigierteFassung.pdf" (noch dazu, wenn sich im Dateinamen ein Tippfehler verbirgt).

Andere Nutzer müssen evtl. die vollständige Adresse manuell in den Browser eingeben! Gerade Nutzer, die keine deutsche Tastatur besitzen, haben u.U. große Probleme, Sonderzeichen als Bestandteil einer Internetadresse einzugeben.

Tipp:

Neben der rein "technischen" Namenskonvention sollten Sie auch die eher "psychologische" Bedeutung der Dateinamen nicht vergessen. Versionsstände oder Namenszusätze (evtl. gar mit Kosenamen) machen z.B. bei einer veröffentlichten Dissertation nicht unbedingt einen guten Eindruck:

"Meine_Diss_Dritte _Version_vom_14.12._ von_Maria_nochmals_korrekturgelesen.pdf"

Universität Freiburg
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