EUCOR-Bibliotheksinformationen - Informations des bibliothèques: 14 (1999)

Les ressources électroniques à la bibliothèque universitaire de Fribourg

Bernadette Litschgi (B.U. Mulhouse)

Grâce à la bourse accordée conjointement par le Deutsches Bibliotheksinstitut et le Ministère, j'ai pu suivre un stage de quinze jours à la Bibliothèque universitaire de Fribourg. Ce séjour m'a permis de découvrir le contexte bibliothéconomique allemand et d’approfondir la question des ressources électroniques. De fait, l’Universitätsbibliothek (UB) a développé une mission d’infothèque et présente un éventail de banques de données et services internet particulièrement remarquable.

Au cours de mon stage, j’ai principalement travaillé au Service d’information dirigé par M. Sühl-Strohmenger . J’ai également pu rencontrer les collègues concernés par les banques de données et Internet (M. Ruppert, Mme Willaredt, Mme Volkthoma, Mme Schneider, Mme Sobottka…). En préambule à cette étude, je voudrais remercier la Directrice de la Bibliothèque, Mme Schubel, ainsi que tous les collègues qui m’ont accueillie avec beaucoup de gentillesse et disponibilité.

1. L’Offre en banques de données

Panorama des publications électroniques

L'UB compte près de 1000 publications électroniques, réparties en plusieurs catégories :

1. journaux électroniques 60 %
2. texte intégral 19 %
3. banques de données bibliographiques 10 %
4. didacticiels 8 %
5. dictionnaires et encyclopédies 1,5 %
6. divers (multimédia, répertoires téléphoniques...) 1,5 %

Ces catégories regroupent indifféremment des CD ROM (monopostes ou réseau), des accès Internet ou, quelquefois des disquettes. Grâce au réseau Internet, l'utilisateur peut consulter ces ressources à partir de l'Université ou de son domicile personnel.

Catalogues des publications électroniques

Les ressources électroniques de l'UB et des bibliothèques d'institut sont recensées dans deux catalogues.

Il faut souligner l'intérêt et la convivialité de ce navigateur qui présente les caractéristiques des publications, rarement mentionnées dans les catalogues classiques, et qui va jusqu'à indiquer les horaires de formation d'un titre faisant l'objet d'une formation spécifique.

Circuit documentaire

L'offre croissante des publications électroniques a conduit à la mise en place d'un circuit documentaire adapté aux spécificités des documents électroniques. Pour suivre le traitement de ces ressources, un agent a été désigné comme interlocuteur entre les bibliothécaires, éditeurs et informaticiens. Cet agent dénommé « EP Referat » (Elektronische Publikation Referat) est également chargé de la coordination des acquisitions avec les responsables des différents domaines (Fachreferent) et les bibliothèques d'institut.

Dans une optique de contrôle qualité, les procédures ont été définies comme suit :

 

2. L'accès aux banques de données

Du réseau local au réseau régional

La majorité des bases de données étant d'intérêt collectif, les solutions de consultation en réseau ont très vite vu le jour à Fribourg. Ainsi dès 1992, le logiciel Infobase conçu initialement par les informaticiens de Fribourg a permis la consultation en réseau d'un grand nombre de titres.

Depuis janvier 1999, la Bibliothèque universitaire a franchi un nouveau cap en étendant son réseau à l'ensemble des bibliothèques d'établissement d'enseignement supérieur de la région. Sous le nom de REDI (Regionale DatenbankenInformation), un partenariat s'est développé pour l'achat collectif de banques de données. Dans cette optique, les chefs d’établissement ont été amenés à négocier avec les éditeurs de produits afin d’obtenir les meilleurs prix. Le projet est prévu sur quatre ans et se base sur un financement régional de 1,9 millions de DM.

Deux serveurs implantés à l’université de Fribourg et Stuttgart supportent le système et une équipe d'informaticiens de ces deux sites assure la maintenance matérielle et logicielle d'Infobase+. Il faut signaler l’aspect particulièrement convivial de REDI qui réunit les différents titres, quel que soit leur fonctionnement (réseau ou local) et quel que soit leur logiciel d’interrogation. Les banques de données ont une interface commune développée en amont du logiciel d'interrogation. Ainsi, parallèlement aux fonctionnalités des différents logiciels (Silverplatter, Ovid, Webspirs, Citrix...), l'usager peut en permanence accéder à une brève présentation des titres et recourir aux icônes de REDI (Aide, Import, Messagerie).

Pour avoir une image complète des banques de données, il faut mentionner trois catégories de titres. D’un côté, il y a les titres réseau achetés sur le budget régional et, de l’autre côté les titres réseau acquis localement sur le budget de l’UB. Enfin, il y a aussi des titres monopostes (principalement des bibliographies spécialisées), dont la consultation se fait exclusivement à partir du Service d’information.

 

Abonnements réseau (budget régional)

Informations générales

Sciences économiques et sociales, Droit

Sciences

Sciences humaines

Abonnements réseau (budget UB)

Informations générales

Sciences économiques et sociales, Droit

Sciences

Sciences humaines

Abonnements monopostes

Il s’agit d’une trentaine de titres plus spécialisés ou techniquement incompatibles avec le réseau (Britannica par exemple). Dans le domaine français par exemple, on note la présence de BNF, Docthèses, MYRIADE, FRANCIS…

 

Modalités d'accès

L'accès public aux banques de données passe par un maillage universitaire dense constitué par l'UB, les bibliothèques d'instituts, les facultés et les résidences universitaires. L'accès privé, lui, est réservé aux membres de l'Université. C’est le Centre de Calcul qui administre le réseau et délivre les autorisations d'accès aux particuliers.

Le Service d'information constitue le noyau dur des recherches documentaires. A côté des 35.000 ouvrages de référence, se trouvent une vingtaine de postes informatiques répartis en deux pôles (Recherche dans les banques de données, Recherche dans Internet). La consultation des ressources plus spécialisées - texte intégral ou applications multimédia - se fait, elle, à partir des deux salles de lecture.

L'accès aux banques de données est libre et ne suppose pas d'identification de la part de l'usager. Seules les conditions matérielles peuvent limiter l'accès ; il arrive que les postes soient tous occupés ou que les licences réseau soient saturées. En ce qui concerne Internet, il est demandé aux usagers de limiter leurs recherches à une heure, obligation théorique soumise à l'autocontrôle. La navigation est libre même s'il est rappelé que les recherches doivent exclusivement servir des fins pédagogiques et scientifiques.

Il est intéressant de noter qu'à côté de la recherche documentaire, l'UB réserve également une place à des fonctions pratiques. Ainsi, dans le hall d'entrée se trouvent une dizaine de postes informatiques prévus pour la messagerie électronique ; cet emplacement est désigné comme " Mail PC ". En salle de lecture, les usagers disposent d'un " PC Pool " où sont implantés des postes équipés de WORD et EXCEL dédiés au travail personnel : rédaction, exploitation des notices bibliographiques...

On peut s'étonner de l'absence d'imprimante à proximité des postes et s'interroger sur les raisons de ce choix. En réalité, le Service informatique de l'UB s'est longtemps débattu avec des problèmes d'impression, (incompatibilité logicielle , gestion matérielle des imprimantes très sollicitées...) pour finir par opter pour une politique d'import. Les utilisateurs peuvent donc directement décharger les résultats de recherche sur leurs disquettes personnelles.

Le public

Il est fréquent d'observer des files d'attente devant les postes du Service d'information ; l'utilisation assidue des postes indique déjà à elle seule le succès des banques de données. Le rapport annuel 1998 confirme cette impression par les données suivantes sur les consultations en réseau.

A ces chiffres s'ajoutent les interrogations monopostes des autres ressources électroniques (journaux, texte intégral, didacticiels...). Dans ce domaine, on note la part importante des consultations en ligne de la presse allemande ( Frankfurter Allgemeine Zeitung, Spiegel, Zeit...). Mais, d’une façon générale, il est difficile d'évaluer les pratiques relatives aux journaux électroniques et au texte intégral étant donné la disparité des titres et leur spécialisation. Il faut également noter l’absence de logiciel permettant le comptage automatique des appels en local.

3. La formation des usagers

Infrastructure et moyens

Avant de traiter des formations spécifiques, il convient d'évoquer brièvement l'organisation de l'accueil et de l'orientation du public. Cette fonction est assurée par une banque centrale d'information (« I-Thecke ») située dans le Hall d'entrée. La diffusion de l'information passe également par une vingtaine de plaquettes sur le fonctionnement de l'UB (plan général, collections , recherches en ligne, Internet, prêt, formations...).

D'une façon générale, l'UB adopte une organisation fonctionnelle. A chaque type de besoin (information primaire, secondaire...) correspond un service approprié et des lieux particuliers. Ainsi, les fonctions de Recherche dans l’OPAC et de Prêt sont concentrées dans le Hall d’accueil alors que les recherches documentaires et l’accès aux documents plus spécifiques se font à partir du Service d’information (Banques de données) et des salles de lecture (Texte intégral, journaux électroniques) .

Le Service d’information est le lieu par excellence des recherches documentaires informatisées. Son infrastructure comprend les moyens suivants :

Le responsable du Service est chargé de la coordination de la formation et de la communication dans ce domaine : plaquettes, panneaux d'information, serveur internet. Au sein de l’Université, c’est le Service d'information et d'orientation qui répercute les renseignements pratiques (planning de formation, etc...) ; ceux ci figurent dans le Livret de l'Etudiant et le programme des études.

La politique de formation est fondée sur une étroite collaboration entre le Service d'information et les différents responsables de domaine. La formation occupe en effet une place importante dans le travail des « Fachreferent » à côté des acquisitions et de l'indexation. Ainsi, on distingue clairement deux axes de formation ; les formations de niveau général assurées par le service d'information et, les formations de niveau spécialisé assurées par les responsables de domaine.

Les types de formation

On peut distinguer deux principaux modes de diffusion.

Il faut souligner que contrairement à certaines bibliothèques, l’accent n’est pas mis sur les guides papier considérés comme rapidement obsolètes et d’une gestion lourde. On remarque également que la signalétique autour des postes informatiques est peu développée, ce qui peut paraître regrettable vu la difficulté de naviguer entre les différentes applications modulaires (OLAF, OLIX,…). La politique de l’UB se développe autour d ‘un arsenal de cours et séances de travaux dirigés.

Formation

Périodicité

Durée

Intervenant

Visite de l’UB

Hebdomadaire

1h30

UB

Introduction aux collections et sources bibliographiques

Sur rendez-vous

Variable

Responsables de domaine

Initiation à OLIX (débutant/initiés)

Hebdomadaire

1h

Service d’information/UB

Serveur internet de l’UB

Deux fois par semaine

1 h

Service d’information

Introduction générale aux banques de données sur CD ROM

Deux fois par mois

1 h

Service d’information

Formation spécifique aux banques de données d’un domaine

Hebdomadaire

1 h

Responsables de domaine

Banques de données de l’UB sur internet

Hebdomadaire

1 h

Service d’information

Introduction aux CD ROM des salles de lecture

Hebdomadaire

1 h

UB

Prêt à distance : commande de documents via internet

Deux fois par mois

1 h 30

Service de prêt entre bibliothèque

 

En ce qui concerne les modalités pratiques, quelques précisions peuvent être apportées :

Conclusion

Au terme de cette étude, il me semble nécessaire de souligner plusieurs aspects particulièrement aboutis de la gestion des banques de données à Fribourg.

Le premier point concerne la complémentarité des ressources et, en corollaire, la politique documentaire visant l’intégration des différents supports dans le plan de développement des collections . Dans les bibliothèques universitaires françaises, on remarque souvent deux tendances opposées en matière de ressources électroniques. D’un côté, ces ressources occupent une place restreinte du fait de l’absence d ‘une politique définie dans ce domaine, de l’autre côté, on leur confère un pouvoir excessif de support universel ou de substitut définitif du papier (« le tout numérique »). A Fribourg, les différents média coexistent harmonieusement au service d’une bibliothèque à la fois patrimoniale et innovante.

Le deuxième point a trait à la dimension du réseau de banques de données. Le réseau REDI se démarque en effet par son échelle régionale et sa technicité ( coexistence de logiciels et accès différents). En outre, il s’est développé dans le cadre d’un vaste consortium d’achat, reposant sur des négociations collectives avec les éditeurs (Elsevier, Silverplatter…). Cette voie est d’ailleurs en train d’être explorée par les Services communs de documentation qui cherchent à étendre leur offre et à diminuer les coûts d’achat de ces produits.

Enfin, le dernier aspect méritant une attention particulière touche à la formation des utilisateurs. Comme on l’a souligné, les actions de formation sont très « visibles » et mobilisent d’importants moyens rarement transposables dans nos bibliothèques. En France, le manque de personnel est trop souvent un frein au développement de formations et l’absence de salle dédiée à cet usage se fait cruellement ressentir. Dans ce domaine, on voit aussi l’avance de l’UB qui a su développer la formation continue des professionnels. Des séances de formation sont régulièrement organisées en interne et, le journal « Expressum » (http://www.ub.uni-freiburg.de/expressum/) fait le point sur les évolutions en matière de ressources électroniques à l’UB (analyse des nouveaux produits, statistiques de consultation, procédures particulières pour l’installation d’un CD…).

Il est certain que la réussite des bibliothèques universitaires dépendra largement de leur capacité à intégrer les ressources électroniques et à se développer en « infothèques ». Les échanges professionnels et une collaboration européenne dans ce domaine apporterontdes pistes et solutions à cet enjeu.



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