1.Die Entscheidung für Aleph500
Im Spätsommer 1999 hat der Bibliotheksverbund der Universitäten Basel und Bern sein seit 1981 im Einsatz stehendes Bibliothekssystem SIBIL durch ein neues integriertes System Aleph500 der israelischen Firma Ex Libris abgelöst. Diese – es sei vorweggenommen – im Ganzen erfolgreiche Migration bildet den Anfang einer neuen Epoche in der Informatisierung der beteiligten Bibliotheken, gleichzeitig aber den End- und Höhepunkt eines jahrelangen Entscheidungs- und Vorbereitungsprozesses.
Aufgrund technologischer Entwicklungen aber auch bibliothekspolitischer Entscheidungen, die hier nicht näher beschrieben werden können, fanden sich im Sommer 1996 alle Hochschulbibliotheken der deutschsprachigen Schweiz in ungewohnt ähnlicher Situation, nämlich vor der Notwendigkeit, ihre vier unterschiedlichen EDV-Systeme etwa im selben Zeitraum, den verbleibenden gut 3 Jahren des Jahrhunderts zu ersetzen. In den vorangegangenen zwanzig Jahren hatte gerade das Fehlen einer solchen gemeinsamen Ausgangslage - und natürlich auch das Fehlen einer gemeinsamen Trägerschaft - immer wieder gemeinsame EDV-Lösungen verhindert, obwohl der Wille zur Zusammenarbeit in engerem Rahmen verschiedentlich bewiesen wurde, so bei der gemeinsamen Wahl und dem kooperativen Betrieb der DOBIS/Libis Systeme der Universitäten Zürich und St. Gallen, beim Anschluss der Uni Bern an das in Basel betriebene SIBIL und zuletzt im Beitritt der Zentralbibliothek Zürich zum Verbund der ETH-Bibliotheken 1994. Der Zwang zum Neubeginn bot nun die Chance zu einer noch breiteren Kooperation – und sie wurde genutzt. Im Sommer 1996 beschloss die Konferenz Deutschschweizer Hochschulbibliotheken, die Suche nach einem neuen System gemeinsam anzugehen, um dann wenn möglich auf der Basis eines einheitlichen Systems zu einer engeren Vernetzung im Informationsverbund Deutschschweiz (IDS) fortzuschreiten. Im Herbst 1996 wurden 8 Anbieter von integrierten Bibliothekssystemen aufgefordert, ihre Produkte und vor allem ihre Verbundkonzeptionen vor den Projektleitern der Bibliotheken zu präsentieren. Gleichzeitig erstellten verschiedene Facharbeitsgruppen in intensiver Arbeit Anforderungskataloge, die vom sogenannten Lenkungsausschuss zu einem gemeinsamen Pflichtenheft zusammengefasst wurden. Im Frühjahr 1997 konnte die gemeinsame Ausschreibung gemäss WTO-Richtlinien in den vorgeschriebenen Publikationsorganen veröffentlicht werden. Von über 30 interessierten Firmen reichten neun eine vollständige Offerte ein; drei von ihnen wurden schließlich eingeladen, ihre Produkte ausführlich vorzustellen. Nach rund sechs Monaten intensiver Evaluation stand zu Aller Erleichterung ein Entscheid fest, den alle Beteiligten mittragen konnten: die Wahl des israelischen Produktes Aleph500 der Firma Ex Libris.Moderne technische Grundlagen, überzeugende Konzeptionen der Verbundarchitektur und eine gesunde Installationsbasis hatte Aleph durchaus mit dem letzten verbliebenen Konkurrenten gemein; was schließlich für dieses Produkt den Ausschlag gab, war der Eindruck, dass viele der überzeugenden Eigenschaften des Systems wenigstens ansatzweise auch in Realität umgesetzt und nicht nur auf Papier analysiert waren.
Dass der Österreichische Bibliothekenverbund wenige Wochen nach dem Entscheid der KDH bereits seinen Vertrag mit Ex Libris unterzeichnete, war eine durchaus beruhigende Bestätigung für unsere Wahl.
Die komplizierte Struktur des IDS, wo ohne eine formelle Entscheidungsstruktur auch für kommerzielle und juristische Fragen gemeinsame Lösungen gesucht werden mussten, verzögerte dann allerdings die Vorarbeiten für einen Vertrag erheblich, so dass es erst im Sommer 1998 zu einem Abschluss kam.
So blieb nach der Einrichtung der ersten Testinstallationen im August 1998 nur noch ein bescheidenes Jahr bis zum geplanten Produktionsbeginn.
2. Die Einführung von Aleph500 in Basel
Bereits vor den letzten Schritten des Systementscheides waren allerdings wichtige Weichen für die künftige einheitliche Anwendung des Systems gestellt worden. Als bibliographisches Datenformat sollte USMARC verwendet werden, das bei der Entwicklung von Aleph als Grundlage dient, allerdings mit einigen Erweiterungen, die auch in Zukunft eine reduzierte Stufenkatalogisierung zulassen.
In engem Zusammenhang mit dem Formatentscheid stand auch der Beschluss, die bisher verwendeten und nicht ganz einheitlichen Katalogisierungsregeln durch ein neues gemeinsames Regelwerk auf der Basis von AACR2 zu ersetzen. Unter heroischem Verzicht auf liebgewordene Gewohnheiten schufen die Katalogspezialisten der IDS-Bibliotheken hier solide Grundlagen für die Kooperation, noch bevor das erste Aleph-System in der Schweiz installiert war.
Danach galt die Hauptsorge galt natürlich der Konversion und Migration der beträchtlichen Datenbestände. Einige Kennzahlen für Basel und Bern zeigen die Dimension des Problems. Zu konvertieren waren:
Natürlich sind diese Dimensionen bescheiden im Vergleich zu denen einer deutschen Verbunddatenbank, es stand dafür aber auch keine ausgebaute Verbundzentrale zur Verfügung sondern nur eine relativ bescheidene Mannschaft.
Immerhin hatten wir in Basel das Glück, dass aus der alten Unterhaltsgruppe von SIBIL in der welschen Schweiz einige MitarbeiterInnen übriggeblieben waren, die bereits einmal die Konversion einer SIBIL-Datenbank in ein USMARC-orientiertes System hinter sich gebracht hatten; ihrer Erfahrung und ihrem unermüdlichen Einsatz war es weitgehend zu verdanken, dass die Konversion letztlich ohne Einbussen an der Datenqualität verlief.
Neben der Vorbereitung der Datenkonversion musste die künftige Konfiguration und Einstellung des neuen Systems geklärt werden; hier ging es vor allem darum, den Vorteil der gemeinsamen Systemwahl nicht durch unterschiedliche Implementierung zu verscherzen. Eine einheitliche Struktur der bibliographischen Datenbank und die gemeinsame Definition der Indexierungsregeln sollte auch eine möglichst homogene Benützeroberfläche ermöglichen.
Die eigentliche Gestaltung dieser Oberfläche, des Web-OPAC, wurde wiederum gemeinsam definiert und dann weitgehend durch einen einzelnen Mitarbeiter der UB Basel realisiert.
Auch außerhalb des engeren Kreises der Systemverwalter musste viel geleistet werden. So waren allein in den Räumen der UB Basel und ihrer Filialen über 200 Terminals und ältere PCs durch Arbeitsstationen der neuesten Generation zu ersetzen; auf allen diesen Arbeitsplätzen waren zudem die den lokalen Bedürfnissen angepassten Aleph-Clients zu installieren. Nicht zu vergessen ist natürlich die Leistung der Betriebsabteilungen, die das Personal der Hauptbibliotheken aber auch die Bibliothekarinnen zahlreicher Institute im lokalen Verbund auf das neue System umschulten.
Mitte Juli 1999 gab die Lieferung der letzten korrigierten Version der Aleph-Software das Signal für die eigentliche Migrationsphase.
Am 27. Juli wurde die Katalogisierung mit SIBIL beendet und mit der Konversion der bibliographischen Daten begonnen. Bereits drei Wochen später konnte die Katalogdatenbank voll indexiert wieder für die Titelaufnahme eröffnet werden.
Noch liefen Benutzerabfragen und Online-Bestellungen auf der eingefrorenen SIBIL-Datenbank und auch Ausleihe und Erwerbung arbeiteten noch mit dem alten System; die oft bemängelte geringe Integration des alten SIBIL erlaubte uns hier den Komfort einer sorgfältig gestaffelten Umstellung.
Am 6. September endlich trat das neue System auch vor sein Publikum: über ein Wochenende waren die Katalogräume der größeren Bibliotheken umgebaut und mit PCs anstelle von Terminals ausgestattet worden; am Montag Morgen standen die Benutzer vor einem völlig veränderten Online-Katalog und konnten ihre am Donnerstag mit SIBIL entliehenen Bücher in Aleph entlasten lassen.
Damit war der große Schritt getan, auch wenn noch weitere Etappen folgten, so die Umstellung aller Funktionen der Erwerbung, das Zuladen der Verweisungen etc. etc.
3. Eine erste Bilanz
Wie nicht anders zu erwarten, brachte der Produktivbetrieb auch Probleme zutage, die in den Testläufen nicht erkannt worden waren. So erwies sich die von Ex Libris empfohlene Dimensionierung der Hardware und der Nutzerlizenzen als ungenügend für den rege benutzten DSV-OPAC; in beiden Bereichen wurden sehr rasch massive Erweiterungen nötig.
Von Anfang an waren die Benutzerreaktionen auf die Qualität des neuen Online-Katalogs weitgehend positiv. Die Flexibilität der Datenstruktur, welche die fast verlustfreie Übernahme der Altdaten ermöglicht hatte, und die reichen Indexierungsmöglichkeiten von Aleph zeigten hier ihre großen Vorteile.
Vom Publikum in Basel und Bern sehr gut aufgenommen (wenn auch zum Teil vom Personal skeptisch beurteilt) wurde die neue Möglichkeit, Dokumente aus den wichtigsten Bibliotheken der Partnerstadt direkt über den OPAC zu bestellen und in die eigene Stammbibliothek liefern zu lassen.
Weniger Begeisterung erregte über eine längere Anlaufphase das Ausleihsystem, da insbesondere im Mahnwesen noch zahlreiche Unzulänglichkeiten und Unsicherheiten auftraten.
Noch gibt es also viel aufzuräumen und Ex Libris hat die Abarbeitung einer langen Mängelliste zugesichert, bevor in diesem Sommer die endgültige Systemabnahme erfolgen soll.
Andererseits hat sich in Basel die Anpassungsfähigkeit des System bereits mehrfach bewährt, so beim Aufbau einer eigenen Handschriftendatenbank mit Daten aus einem völlig nichtstandardisierten Datenbanksystem oder der Übernahme von 28000 Titeln einer wichtigen Stiftungsbibliothek aus einem ebenfalls proprietären System.
Dass inzwischen mit dem KOBV in Berlin und dem HBZ Köln auch zwei der ganz großen Verbünde Deutschlands sich für Aleph entschieden und das System erfolgreich in Betrieb genommen haben, hat uns in unserem Entscheid bestärkt. Erstmals arbeiten damit einige der gewichtigsten Verbünde aller deutschsprachigen Länder mit demselben System, was auch erfreuliche Aussichten auf grenzüberschreitende Kooperationen eröffnet.