Pinkies werden ab 2020 in ZADUF erfasst, damit die Ausgaben für statistische Abfragen zur Verfügung stehen. Die Preisplanung wird vorausschauend erfasst, so dass für Jahre, in denen keine Ausgabe bestellt wird, Preis 0,00 € geplant ist.
Soll im Folgejahr eine Ausgabe bestellt werden, wird die Preisplanung in der aktuellen Datenbank erfasst.
Mehrjahresindices, die nicht im Jahresabopreis enthalten sind, werden nicht zumPreis dazu gerechnet, da sonst der Preis verfälscht wird und die Preishistorie nicht mehr richtig gelesen werden kann.
In der UB werden ab 2020 für Mehrjahresindices eigene Abozeilen mit der Erwerbungsart K Apart angelegt.
Nichtsortierzeichen ¬ werden eingegeben, indem die Alt-Taste gedrückt gehalten und nacheinander 0172 getippt wird. Beim Loslassen der Alt-Taste wird das Nichtsortierzeichen angezeigt.
Die Stichwortsuche funktioniert nicht wie das aus anderen Katalogen und Datenbanken bekannt ist. Der Titel oder ein Stück des Titels muss vollständig, ohne Übergehung unwichtiger Wörter eingegeben werden.
Beispiel: History of science
Es kann gesucht werden nach: history of science oder history oder science oder story of sci etc.
Aber es gibt keinen Treffer bei der Eingabe von history science.
Sigel werden standardmäßig trunkiert.
Beispiele:
25/ liefert alles außer 25
19 liefert 25/19 und 25/19z
Wenn man dies nicht will, muss man das (Teil-)Sigel mit Semikolon einleiten (keine Linkstrunkierung) oder abschließen (keine Rechtstrunkierung).
Beispiele:
25; liefert nur 25
19; liefert nur 25/19
Sigel lassen sich mit 'und' (&) oder 'oder' (|) kombinieren.
Beispiele:
3a & 3b liefert alle Titel die sowohl zum Sigel 25/3a als auch zum Sigel 25/3b gehören
3a | 3b liefert alle Titel die entweder zum Sigel 25/3a, zum Sigel 25/3b gehören oder zu beiden gehören
Semikolon bindet stärker als 'und', welches stärker als 'oder' bindet.
Beispiel:
25; & 3a | 3b liefert alle Titel die sowohl in 25 als auch 25/3a enthalten sind und dazu alle Titel, die in 25/3b enthalten sind
Titeländerungen werden von UB/Per bearbeitet. Die Meldung an UB/Per sollte neben den Angaben des alten und neuen Titels auch die Angaben für die Bearbeitung der Abo-Daten enthalten: Erwerbungsart, O-Preis, Preis.
UB/Per setzt beim alten Titel den Status Titeländerung und löscht die Titeldaten samt allen Abos. Dann wird der neue Titel aufgenommen, ohne Status neu zu setzen und alle Abos werden wieder erfasst.
Bei Abos, die ein aktuelles Preisänderungsdatum haben, werden O-Preis und Preis beim neuen Titel eingetragen und im Gegenzug beim alten Titel gelöscht, damit statistische Abfragen nicht verfälscht werden.
Neue Abos werden von UB/Per erfasst. Die Meldung an UB/Per sollte Anzahl, Typ, Erwerbungsart, O-Preis, Preis und die Angabe des ersten Band/Jahrgangs enthalten.
Abo- und Titel-Daten können nur von UB/Per gelöscht werden. Zu löschende Daten müssen an UB/Per als E-Mail oder über das Zeitschriften-Meldeformular gemeldet werden.
Ist ein Abo abbestellt worden, wird der Status "abbestellt" gesetzt und das Feld "Statusänderung mit Band/Jahrgang" ausgefüllt. Mit dem Abspeichern der Abo-Daten geht eine automatische Meldung an UB/Per. UB/Per löscht die Abo-Daten und ggf. auch die Titel-Daten in ZADUF und bringt den Abbestellt-Vermerk in die ZDB ein.
Ist eine Zeitschrift endgültig abgeschlossen, wird eine Meldung an UB/Per geschickt, die vorzugsweise den kompletten Bestand, zumindest aber den zuletzt vorhandenen Band enthält. UB/Per korrigiert die Bestandsmeldung in der ZDB; das Abo in ZADUF ist in der Regel schon gelöscht (s. Abbestellung).
Alle Abos werden mit der Erwerbungsart M gekennzeichnet. Ist im Mitgliedsbeitrag der Bezug mehrerer Zeitschriften enthalten, so wird beim ersten Titel der Mitgliedsbeitrag als Preis eingetragen. Bei allen anderen bleibt der Preis 0,00 stehen und als Bemerkung wird berechnet mit Titel des ersten Abos eingetragen.
Bei E-Journals gibt es verschiedene Erwerbungsarten, die in ZADUF unterschiedliche Behandlung erfahren. In ZADUF finden nur Campuslizenzen Berücksichtigung.
Als Kombi-Abos werden Abos bezeichnet, die mehrere Zeitschriftentitel enthalten. Ausgenommen bleiben hier die E-Journals, deren Preisgestaltung eine differenziertere Bearbeitung erfordert. (s. E-Journals)
Der Gesamtpreis für das Kombi-Abo wird beim ersten Titel eingetragen, die Erwerbungsart K Kombi-Abo ausgewählt und im Feld Bemerkung wird der Hinweis auf die weiteren Titel eingetragen: z.B. "inkl. Rechtsprechungsdienst".
Die Abo-Daten aller dazugehörigen Zeitschriften werden ebenfalls mit K Kombi-Abo gekennzeichnet. Die Anzahl bei diesen Abos ist 0, der Preis bleibt 0,00 und im Feld Bemerkung wird festgehalten: berechnet mit Titel des ersten Abos.
Das Abo wird unter dem Sigel der Bibliothek angelegt, die dafür verantwortlich zeichnet. Dieses Abo trägt die Anzahl 1, den O-Preis für das ganze Abo, den Preis, der tatsächlich bezahlt wird (also den Preisanteil) und in der Bemerkung ist idealerweise der Gesamtpreis genannt.
Unter allen beteiligten Bibliotheken werden ebenfalls Abo-Daten mit dem jeweiligen Preisanteil eingetragen, aber hier bleibt die Anzahl 0. (Beispiel: SpringerLink)
Für die Statistik wird dementsprechend nur 1 Abo gezählt, für die Preisstatistik werden alle Anteile berücksichtigt.
In der UB werden pro Fachgruppe oder Budget eigene Abo-Daten erfasst.
Die Archivdatenbanken der einzelnen Jahre können über den Menüpunkt "Datenbank" aufgerufen werden. Voreingestellt ist "Datenbank: aktuell". Die früheren Datensegmente sind eingefroren, die Daten können nicht mehr verändert werden.
Bei Abos, die von mehreren Bibliotheken anteilig bezahlt werden, wird nur bei der ersten Bibliothek Anzahl 1 eingetragen, alle weiteren Abo-Daten erhalten die Anzahl 0. So kann für die Statistik die korrekte Anzahl und gleichzeitig die anfallenden Kosten bei den beteiligten Bibliotheken erfasst werden.
Bei Kombi-Abos wird beim ersten Abo Anzahl 1 eingetragen, alle weiteren Abos erhalten Anzahl 0.
Bei Abos der UB mit Erwerbungsart K Print incl. Online, wird ab 2020 für den Online-Anteil eine eigene Abozeile mit Anzahl 0 beim Titel der Papierausgabe erfasst.
Über den Menüpunkt "Listen, Aktive Abos ohne Preisänderung" wird die Liste aller Abos aufgerufen, die kein aktuelles Preisänderungsdatum haben oder bei denen der Preis 0,00 ist. Es sind alle Bibliotheken in einer Liste enthalten, zu bearbeiten sind jeweils nur die eigenen Sigel. Aufgeführt ist ZDB-Identnummer, Sigel, Preis, Preisänderungsdatum, Erwerbungsart, Typ und Bemerkung.
Mit Mausklick auf die ZDB-Identnummer sollte ein neuer Tab/ein neues Fenster geöffnet werden, in dem die Abo-Daten korrigiert werden. Nach Erfassen und Speichern der Abo-Daten kann der neue Tab/das neue Fenster geschlossen werden und die nächste ZDB-Identnummer für die Bearbeitung aufgerufen werden.
Ist für ein Abo in der aktuellen Datenbank keine neue Rechnung bezahlt worden, bleibt der angegebene Preis stehen und im Feld Bemerkung wird zur Erklärung des fehlenden oder älteren Preisänderungsdatums z.B. Ber.: 34.2018, letzte Rechnung 2012 oder Ähnliches eingetragen.
In der Liste gibt es Kauf-Abos, bei denen der Preis 0,00 stehen bleiben muss:
- M (berechnet mit ...)
- K Kombi-Abo (berechnet mit ...)
- K Print + Online (wenn für die Onlineausgabe kein Preis angegeben wird)
Auch bei gelöschten Abos sind die zuletzt gezahlten Preise für die Statistik notwendig. Deswegen muss die Liste Gelöschte Abos ohne Preisänderung gleichermaßen bearbeitet werden.
Die Bearbeitung erfolgt wie die der Liste zur Qualitätssicherung "Aktive Abos ohne Preisänderung" - s. oben
Der Verlagsdatensatz öffnet sich durch Mausklick auf den Verlagsnamen in den Titel-Daten. Er enthält die Information, wie viele Titel des Verlages im laufenden Jahr in ZADUF enthalten sind. Im Feld "Info" können Informationen für die E-Journal-Verwaltung und andere nützliche Informationen hinterlegt werden.
Ist der Preis auf der aktuellen Rechnung derselbe wie der bereits in ZADUF erfasste, muss nur das Preisänderungsdatum neu gesetzt werden. Dazu wird das Häkchen bei "Preisänderungsdatum aktualisieren" gesetzt und gespeichert.
Ab dem Jahressegment 2005 wurde das Preisänderungsdatum neu eingeführt, um zum Jahresende eine Übersicht über die noch nicht aktualisierten Preise erzeugen zu können. Das Preisänderungsdatum bezeichnet den Tag, an dem der Preis zuletzt aktualisiert wurde. Das Feld wird automatisch besetzt und kann nicht von Hand geändert werden. Bei gleichbleibenden Preisen ist darauf zu achten, dass das Preisänderungsdatum auch wirklich neu gesetzt wird. Eine Anleitung dazu findet sich unter "Wie werden gleichbleibende Preise bearbeitet?" auf dieser Seite.
Muss die Aktualisierung des Preisänderungsdatums rückgängig gemacht werden, z.B. weil der Preis aus Versehen geändert worden ist, wird das Häkchen bei "Preisänderungsdatum zurücksetzen" gesetzt und gespeichert. Das Preisänderungsdatum wird auf den 31.12. des Vorjahrs zurückgesetzt und das Abo ist in der aktuellen Datenbank wieder ohne aktuelles Preisänderungsdatum.
Die Datenbank sieht verschiedene Erwerbungsarten vor. Eine Änderung der Erwerbungsart muss an UB/Per gemeldet werden, damit das alte Abo gelöscht und ein neues Abo angelegt werden kann. Dies ist wichtig für die Statistik, die auch über die Entwicklung der Anzahl der Abos nach Erwerbungsarten Auskunft geben soll.
Ändert sich die Anzahl der Abos eines Titels mit derselben Erwerbungsart, so genügt es, die Ziffer in dem dafür vorgesehenen Feld zu korrigieren.
Kommt jedoch ein weiteres Abo mit einer anderen Erwerbungsart hinzu, so muss dies an UB/Per gemeldet werden, damit ein neues Abo angelegt wird.
Das Feld Bemerkung ist ein Textfeld, in dem nützliche Informationen abgelegt werden können. In diesem Feld kann nicht recherchiert werden. Erst wenn über die Statistik-Funktion ein Excel-Export mit Abo-Sätzen erstellt ist, kann der Text im Feld Bemerkung durchsucht werden.
Der Originalpreis ist der Preis für das Jahresabo ohne Portokosten, sonstige Gebühren und Rabatte, also der Listenpreis des Verlages. Der O-Preis dient dem Preisvergleich über die Jahre hinweg. Er wird nach Möglichkeit in der Originalwährung angegeben.
Das Feld O-Preis ist ein Pflichtfeld. Wird kein Wert eingetragen, erscheint "O-Preis darf nicht leer sein". Wird der Wert 0 eingetragen, ergänzt das System 0,00.
Der Preis ist der tatsächlich bezahlte Endpreis für das Jahresabo in Euro, inklusive Mehrwertsteuer, Portokosten, sonstiger Gebühren und Rabatte.
Das Feld Preis in EUR ist ein Pflichtfeld. Wird kein Wert eingetragen, erscheint "Preis in EUR darf nicht leer sein". Wird der Wert 0 eingetragen, ergänzt das System 0,00.
Ab 2020 wurde das Feld "Mehrwertsteuer" eingeführt, in dem der jeweils gültige Mehrwertsteuersatz erfasst werden muss.
Es ist ein Pflichtfeld.
im Feld O-Preis
im Feld Preis in EUR