Die Bestellung erfolgt nicht über das Ausleihsystem, sondern direkt am Schalter des Sonderlesesaals.
Die Benutzung ist nur im Sonderlesesaal unter Vorlage des Bibliotheksausweises bzw. Personalausweises oder eines anderen Dokuments mit gültiger Adresse (bei ausländischen Gästen) möglich.
Das Geologen-Archiv wächst ständig durch Schenkungen. Die Bestände werden nach und nach im Verbundinformationssystem Nachlässe und Autographen Kalliope katalogisiert.